<<
>>

ПРИЁМЫ УНИФИКАЦИИ ЯЗЫКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.6.1. Выбор языковой модели в зависимости от цели. 5.6.2. Вы­бор языковой модели в зависимости от типа документа.

Унификация - это приведение к единообразию, единой форме. Унификация документов состоит в том, что устанавливаются единооб­разный состав и форма документов, которые фиксируют осуществле­ние однотипных функций.

Стандартизация документов - это юридическое закрепление проведённой унификации и уровня её обязательности. Существуют различные категории стандартизации: государственные (ГОСТ), от­раслевые (ОСТ), республиканские (РСТ).

Унификация документов способствует сокращению количества ис­пользуемых документов, типизации их форм, снижению трудоёмкости их обработки, более эффективному использованию вычислительной техники.

Особенность унификации языка служебных документов заключается в создании системы языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. Под языковой моделью понимают логическую и синтаксическую конструкцию, которая охватывает максимальное коли­чество управленческих функций. Языковая модель состоит обычно из мотивации действия и собственно речевого действия:

В соответствии с Вашим запросом (мотивация) информируем Вас... (речевое действие).

Рассмотрев Вашу просьбу о поставке оборудования (мотивация), сообщаем. (речевое действие).

Как правило, документы составляются для того, чтобы заключён­ная в них информация была принята к сведению, или соответствующее решение обязательно было исполнено. Тип и стиль документа зависят от того, с какой целью он создаётся.

5.6.1. ВЫБОР ЯЗЫКОВОЙ МОДЕЛИ В ЗАВИСИМОСТИ ОТ ЦЕЛИ

Выбор языковой модели
Цель Языковые модели
Заголовок О + сущ. в предложном падеже

По вопросу о + сущ. в предложном падеже Касательно + сущ. в родительном падеже

Выражение обращения Уважаемый + должность

Уважаемый господин + фамилия

Уважаемые господа!

Уважаемый + имя, отчество

Уважаемая + имя, отчество

Выражение мотивов

создания документа

В соответствии с ранее достигнутой договорённо­стью...

В ответ на Ваш запрос сообщаем.

Согласно решению департамента образования.

В подтверждение нашего телефонного разговора.

Выражение причины

создания документа

Ввиду чрезвычайных обстоятельств.

Учитывая повышение спроса на продукцию Ваше­го предприятия.

В связи с тяжёлым материальным положением.

В связи с нарушением сроков доставки товара.

Выражение цели созда­ния документа В целях усиления охраны государственного иму­щества.

В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес. Для согласования кандидатур.

Во исполнение приказа ректора университета .

Выражение сообщения, уведомления Сообщаем, что.

Информируем Вас о том, что.

Уведомляем Вас о.

Считаем необходимым поставить Вас в извест­ность.

Довожу до Вашего сведения .

Окончание табл.

Цель Языковые модели
Выражение распоря­жения, приказа Назначить на должность...

Утвердить решение Учёного совета университе­та.

Обязать руководителей структурных подразделе­ний.

Назначить расследование по факту.

Выражение предложе­ния В ответ на Ваш запрос наша фирма может пред­ложить Вам.

Предлагаем рассмотреть возможность сотрудни­чества в области.

Выражение отказа от предложения К сожалению, мы не можем предоставить Вам имеющуюся у нас информацию по причине.

Ваш проект отклонён по следующим причинам.

В настоящее время наша организация не имеет возможности заключить договор о.

Выражение обещания, гарантии Гарантируем, что.

Оплата гарантируется.

Конфиденциальность информации гарантирует­ся.

Соответствующие меры будут приняты.

Выражение напомина­ния, предупреждения Напоминаем Вам, что в соответствии с достигну­тыми договорённостями Вы должны.

Уведомляем Вас о том, что срок сдачи объекта истекает.

Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет.

Выражение просьбы Обращаемся к Вам с просьбой.

Просим изыскать возможность положительного решения вопроса о.

Просим принять меры.

Выражение приглаше­ния Приглашаем Вас принять участие.

Просим принять участие в проведении выставки- ярмарки.

Заключительные слова Надеемся получить ответ в ближайшее время. Надеемся, что наша просьба будет выполнена. Надеемся на продолжение сотрудничества .

Заранее благодарны.

С уважением + подпись

5.6.2. ВЫБОР ЯЗЫКОВОЙ МОДЕЛИ В ЗАВИСИМОСТИ ОТ ТИПА ДОКУМЕНТА

Каждый тип документов предполагает свой набор языковых моде­лей.

Выбор языковой модели в соответствии с типом документа

Тип документа Языковые модели
Письмо-ответ В соответствии с ранее достигнутой догово­рённостью...

В ответ на Ваш запрос сообщаем.

Согласно решению департамента образова­ния.

В подтверждение нашего телефонного разго­вора.

Служебная записка Информационное письмо Сопроводительное письмо Сообщаем, что.

Информируем Вас о том, что.

Уведомляем Вас о.

Считаем необходимым поставить Вас в из­вестность.

Довожу до Вашего сведения.

Приказ

Распоряжение

Назначить на должность.

Утвердить решение Учёного совета универ­ситета.

Постановление Обязать руководителей структурных подраз­делений.
Гарантийное письмо Назначить расследование по факту. Гарантируем, что.

Оплата гарантируется.

Конфиденциальность информации гарантиру­ется.

Письмо-напоминание Напоминаем Вам, что в соответствии с дос­тигнутыми договорённостями Вы должны. Уведомляем Вас о том, что срок сдачи объек­та истекает.

Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет.

Окончание табл.

Тип документа Языковые модели
Письмо-просьба Обращаемся к Вам с просьбой.

Просим изыскать возможность положитель­ного решения вопроса о.

Просим принять меры.

Доверенность Я, нижеподписавшийся ., доверяю.
Письмо -приглашение Приглашаем Вас принять участие.

Просим принять участие в проведении вы­ставки-ярмарки.

Письмо-требование (рек­ламация) Вынуждены выразить претензию к качеству поставляемого товара.

Предъявляем претензию к.

Следует отметить, что немалую роль в ОДС играют также типовые тексты и тексты-трафареты.

Типовой текст - это текст-стереотип, текст-шаблон, используе­мый в качестве образца или основы для создания нового документа: устав организации, протокол, приказы о назначении на Должность, преДоставлении отпуска и др.

Текст-трафарет - это способ фиксации информации, при кото­ром в бланке заполняются только пробелы (переменная информация): бланки справок отДела каДров, бланки текстов контрактов, Догово­ров, команДировочных уДостоверений и др.

5.7.

<< | >>
Источник: Русский язык и культура речи : учеб. пособие / авт.-сост. Н.Я. Зинковская, Н.И. Колесникова, Е.В. Маркелова; под ред. Н.И. Колесниковой. - Часть I. - Новосибирск : Изд-во НГТУ,2009. - 252 с.. 2009

Еще по теме ПРИЁМЫ УНИФИКАЦИИ ЯЗЫКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ:

  1. 10. Приёмы унификации языка служебных документов. Языковые формулы официальных документов.
  2. ОГЛАВЛЕНИЕ
  3. ПРИЁМЫ УНИФИКАЦИИ ЯЗЫКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ