ПРИЁМЫ УНИФИКАЦИИ ЯЗЫКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
5.6.1. Выбор языковой модели в зависимости от цели. 5.6.2. Выбор языковой модели в зависимости от типа документа.
Унификация - это приведение к единообразию, единой форме. Унификация документов состоит в том, что устанавливаются единообразный состав и форма документов, которые фиксируют осуществление однотипных функций.
Стандартизация документов - это юридическое закрепление проведённой унификации и уровня её обязательности. Существуют различные категории стандартизации: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ), республиканские (РСТ).
Унификация документов способствует сокращению количества используемых документов, типизации их форм, снижению трудоёмкости их обработки, более эффективному использованию вычислительной техники.
Особенность унификации языка служебных документов заключается в создании системы языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. Под языковой моделью понимают логическую и синтаксическую конструкцию, которая охватывает максимальное количество управленческих функций. Языковая модель состоит обычно из мотивации действия и собственно речевого действия:
В соответствии с Вашим запросом (мотивация) информируем Вас... (речевое действие).
Рассмотрев Вашу просьбу о поставке оборудования (мотивация), сообщаем. (речевое действие).
Как правило, документы составляются для того, чтобы заключённая в них информация была принята к сведению, или соответствующее решение обязательно было исполнено. Тип и стиль документа зависят от того, с какой целью он создаётся.
5.6.1. ВЫБОР ЯЗЫКОВОЙ МОДЕЛИ В ЗАВИСИМОСТИ ОТ ЦЕЛИ
| Выбор языковой модели | |
| Цель | Языковые модели |
| Заголовок | О + сущ. в предложном падеже По вопросу о + сущ. в предложном падеже Касательно + сущ. в родительном падеже |
| Выражение обращения | Уважаемый + должность Уважаемый господин + фамилия Уважаемые господа! Уважаемый + имя, отчество Уважаемая + имя, отчество |
| Выражение мотивов создания документа | В соответствии с ранее достигнутой договорённостью... В ответ на Ваш запрос сообщаем. Согласно решению департамента образования. В подтверждение нашего телефонного разговора. |
| Выражение причины создания документа | Ввиду чрезвычайных обстоятельств. Учитывая повышение спроса на продукцию Вашего предприятия. В связи с тяжёлым материальным положением. В связи с нарушением сроков доставки товара. |
| Выражение цели создания документа | В целях усиления охраны государственного имущества. В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес. Для согласования кандидатур. Во исполнение приказа ректора университета . |
| Выражение сообщения, уведомления | Сообщаем, что. Информируем Вас о том, что. Уведомляем Вас о. Считаем необходимым поставить Вас в известность. Довожу до Вашего сведения . |
Окончание табл.
| Цель | Языковые модели |
| Выражение распоряжения, приказа | Назначить на должность... Утвердить решение Учёного совета университета. Обязать руководителей структурных подразделений. Назначить расследование по факту. |
| Выражение предложения | В ответ на Ваш запрос наша фирма может предложить Вам. Предлагаем рассмотреть возможность сотрудничества в области. |
| Выражение отказа от предложения | К сожалению, мы не можем предоставить Вам имеющуюся у нас информацию по причине. Ваш проект отклонён по следующим причинам. В настоящее время наша организация не имеет возможности заключить договор о. |
| Выражение обещания, гарантии | Гарантируем, что. Оплата гарантируется. Конфиденциальность информации гарантируется. Соответствующие меры будут приняты. |
| Выражение напоминания, предупреждения | Напоминаем Вам, что в соответствии с достигнутыми договорённостями Вы должны. Уведомляем Вас о том, что срок сдачи объекта истекает. Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет. |
| Выражение просьбы | Обращаемся к Вам с просьбой. Просим изыскать возможность положительного решения вопроса о. Просим принять меры. |
| Выражение приглашения | Приглашаем Вас принять участие. Просим принять участие в проведении выставки- ярмарки. |
| Заключительные слова | Надеемся получить ответ в ближайшее время. Надеемся, что наша просьба будет выполнена. Надеемся на продолжение сотрудничества . Заранее благодарны. С уважением + подпись |
5.6.2. ВЫБОР ЯЗЫКОВОЙ МОДЕЛИ В ЗАВИСИМОСТИ ОТ ТИПА ДОКУМЕНТА
Каждый тип документов предполагает свой набор языковых моделей.
Выбор языковой модели в соответствии с типом документа
| Тип документа | Языковые модели |
| Письмо-ответ | В соответствии с ранее достигнутой договорённостью... В ответ на Ваш запрос сообщаем. Согласно решению департамента образования. В подтверждение нашего телефонного разговора. |
| Служебная записка Информационное письмо Сопроводительное письмо | Сообщаем, что. Информируем Вас о том, что. Уведомляем Вас о. Считаем необходимым поставить Вас в известность. Довожу до Вашего сведения. |
| Приказ Распоряжение | Назначить на должность. Утвердить решение Учёного совета университета. |
| Постановление | Обязать руководителей структурных подразделений. |
| Гарантийное письмо | Назначить расследование по факту. Гарантируем, что. Оплата гарантируется. Конфиденциальность информации гарантируется. |
| Письмо-напоминание | Напоминаем Вам, что в соответствии с достигнутыми договорённостями Вы должны. Уведомляем Вас о том, что срок сдачи объекта истекает. Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет. |
Окончание табл.
| Тип документа | Языковые модели |
| Письмо-просьба | Обращаемся к Вам с просьбой. Просим изыскать возможность положительного решения вопроса о. Просим принять меры. |
| Доверенность | Я, нижеподписавшийся ., доверяю. |
| Письмо -приглашение | Приглашаем Вас принять участие. Просим принять участие в проведении выставки-ярмарки. |
| Письмо-требование (рекламация) | Вынуждены выразить претензию к качеству поставляемого товара. Предъявляем претензию к. |
Следует отметить, что немалую роль в ОДС играют также типовые тексты и тексты-трафареты.
Типовой текст - это текст-стереотип, текст-шаблон, используемый в качестве образца или основы для создания нового документа: устав организации, протокол, приказы о назначении на Должность, преДоставлении отпуска и др.
Текст-трафарет - это способ фиксации информации, при котором в бланке заполняются только пробелы (переменная информация): бланки справок отДела каДров, бланки текстов контрактов, Договоров, команДировочных уДостоверений и др.
5.7.