ФОРМИРОВАНИЕ СИСТЕМ ИЗМЕРЕНИЯ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ ТРУДА
Особую актуальность проблеме управления производительностью труда придает то обстоятельство, что российская экономика в настоящее время осваивает новые формы хозяйствования. Подобные переходы всегда требуют пересмотра теоретической и методологической базы ведения хозяйства как на макро-, так и на микроуровне.
Важность высокой производительности труда для обеспечения продуктивной занятости на предприятиях и объективная возможность влияния на нее обусловливают необходимость управления и этой стороной деятельности предприятий. При этом одна из важнейших подсистем управления производительностью труда — измерение — является отправным пунктом любого процесса управления. В то же время оно должно представлять собой постоянно действующую систему определенных процедур, саму по себе нуждающуюся в управлении и взаимосвязанную с другими элементами общей системы управления.
Современная экономика промышленно развитых стран, находящаяся на этапе развития постиндустриального хозяйства, привносит ряд новых черт в традиционные представления об управлении производительностью труда и ее измерении. Адекватное их отражение в практической деятельности по управлению предприятиями и организациями позволяет сохранять необходимый для эффективной деятельности уровень производительности труда. В доступе к подобным теоретическим, методологическим и практическим знаниям должны быть заинтересованы все хозяйствующие субъекты реформируемой российской экономики.
Типичный процесс управления производительностью труда включает в себя следующие моменты:
Ц измерение и оценка производительности труда;
2) планирование контроля и повышения производительности труда на основе информации, полученной в процессе измерения и оценки;
3) осуществление мер контроля и повышения производительности труда;
4) измерение и оценка воздействия этих мер.
Иначе говоря, суть процесса управления производительностью труда заключается в том, чтобы побудить с помощью системы измерения к планированию производительности труда и осуществлению мероприятий по ее оценке, контролю и повышению.
Измерение производительности труда без практического применения его результатов — пустая для предприятий/организаций трата времени, денег и сил. Менеджеры осуществляют измерения для того, чтобы управлять производительностью труда и повышать ее. Желательно делать это точно, на научной основе и систематически, что вполне возможно, поскольку измерение производительности труда — процесс, полностью поддающийся контролю со стороны организации. Можно, конечно, производить его от случая к случаю и на интуитивной основе. Однако систематические измерения считаются решающим элементом более совершенного процесса принятия решений. Надлежащая их постановка ведет к более последовательным решениям, которые позволяют в долгосрочной перспективе получить лучшие результаты.
Задача системы измерения — подсказывать руководству, когда необходимо планирование и вмешательство и на каком участке необходимо осуществлять вмешательство. Она должна выдавать информацию не избыточную, а дополняющую другие системы измерения результативности организационно-хозяйственной системы. Система измерения производительности труда призвана обеспечить основу для определения приоритетов или указывать на относительную значимость различных результатов измерения. Короче говоря, эта система должна указывать, когда следует действовать и куда направлять основные усилия, потому что сама по себе она не осуществляет принятие соответствующих решений.
Помимо выполнения сигнализирующей функции, т.е. помимо сообщений, когда и где произошли неполадки, система измерения при надлежащей ее организации способна самим фактом своего существования привести к ряду позитивных последствий для орга низационно-хозяйственной системы.
Во-первых, внимание руководящего состава будет привлечено к проблеме производительности труда и существенным для нее факторам.
Во-вторых, при использовании партисипативных (основанных на участии работников) методов к данной проблеме будет привлечено внимание рядовых рабочих и служащих, которые выполняют основной объем работ .
Участие в процессах измерения производительности их труда порождает у каждого из них чувство сопричастности к общему делу, свидетельствует об уважении руководством их мнения, развивает творческие начала и т.п., тем самым осуществляя мотивацию третьей ступени согласно приведенной в главе 1 классификации, — к поиску работниками резервов высокопроизводительного труда. Таким образом, систематическое измерение производительности труда становится базой для организации работ по ее повышению.В третьих, применение количественного подхода, при условии, что оно осуществляется достаточно квалифицированно, содействует лучшему пониманию проблемы, ее структуризации даже в тех случаях, когда количественное решение не удается получить или обосновать.
Однако измерение производительности труда может оказывать и негативное влияние на организационно-хозяйственную систему, если выбранные методы неадекватны системе — ее культуре, общим задачам, возможностям — или неправильно применяются на практике. В этом случае не получают ожидаемых результатов, и происходит разочарование в полезности системы измерения, а следовательно, и всего процесса управления производительностью труда в целом.
В связи с этим каждому предприятию, внедряющему какую- либо систему измерения, следует максимально приспосабливать уже известные и опробованные измерительные процедуры к собственным нуждам. Так как деятельность каждой организационнохозяйственной системы характеризуется некоторым набором внутренних и внешних параметров, которые определяют индивидуальность протекающих в ней социальных и экономических процессов. К ним относятся сфера экономической деятельности, размеры предприятия, поло-возрастная, национальная и профессинально- квалификационная структуры персонала, уровень его общего образования, культурные традиции, применяемые техника и технологии, организационная структура, стадии жизненного цикла продукции, географическое расположение и характер окружающей природной и социальной среды, степень вовлеченности в отраслевые, национальные и общемировые процессы кооперации и специализации, уровни конкуренции и экономического риска и др.
Управление фирмой вообще и управление производительностью труда в частности обязательно должно учитывать эти параметры и адекватно реагировать на их воздействие на всех этапах реализации своих функций, не исключая измерение. Например, низкий уровень общего и профессионального образования работников не позволит в полной мере успешно применять методы измерения, базирующиеся на участии персонала в их разработке; использование преимущественно ручного труда делает излишним измерение затрат, связанных с работой машин и оборудования, в знаменателе показателей производительности труда; система измерения производительности труда в венчурных компаниях должна отличаться простотой и гибкостью; продукции, морально устаревшей, находящейся в стадии схода, вряд ли помогут какие-либо меры, направленные на повышение производительности труда, так как ее общественная полезность неуклонно будет уменьшаться; предприятие, выпускающее однотипную продукцию, может использовать условно-натуральный способ агрегирования, тогда как для фирмы с высокой степенью диверсификации производства это неприемлемо ит.д.Разное сочетание в каждой организационно-хозяйственной системе внутренних и внешних параметров формирует практически неповторяющиеся, особые условия функционирования, которые являются объективной предпосылкой необходимости разработки индивидуализированных систем измерения производительности труда.
Причем с расширением влияния внешней среды воздействия на хозяйственную деятельность организации, увеличивается число факторов—условий, определяющих суть организационно-хозяйственных систем. Таким образом, на этапе постиндустриального общества индивидуальные различия даже однотипных организаций проявляются значительно сильнее, чем, например, в индустриальную эпоху.
Менеджерам следует «разработать свой уникальный план стратегических мероприятий в области управления производительностью. Применяемые ими методы измерения ... могут быть идентичны тем, которые используются в других организациях.
Однако характер использования этих методов и их объединения в систему уникален в каждой организации. Это должна быть их программа»7. Помимо того что такая система будет наиболее точно отражать тенденции изменений производительности труда, она будет собственной системой менеджеров и поэтому представлять для них ббль- шую ценность. Еще сильнее этот эффект проявляется при использовании партиен пати вн ых методов измерения. Участие в разработке программ измерения, оценки, контроля и повышения производительности труда помимо управленцев различного ранга рядовых сотрудников распространит этот эффект на всю организацию.Отсутствие такого подхода очень часто препятствовало внедрению на отечественных предприятиях программ измерения и основанных на них программ управления производительностью труда. Они разрабатывались, как правило, главками и министерствами без учета всех особенностей конкретных организационно-хозяйственных систем, поэтому не могли стать неотъемлемой частью производственной деятельности их непосредственных исполнителей. Такие системы измерения, выдавая значительный объем информации, как правило, не обеспечивают всех нужных для организационно-хозяйственной системы результатов измерения. В особенности это касается мелких единиц анализа, таких как функциональное подразделение, рабочая группа или отдел. Как указывал
В.И. Данилов-Данильян, «общими могут быть принципы, а не формулы»8.
Принципами, которым должна соответствовать любая система измерения, в том числе и производительности труда, и которые уже давно применяются на практике, решая задачу обеспечения качества получаемой в ходе измерения информации, являются:
1) адекватность целям. Измеряться должно то, что планировалось, т.е. измерители должны отражать те характеристики объекта, которые интересовали разработчиков системы измерения, и должны применяться именно к тому объекту, к которому намечалось;
2) точность и надежность. Система измерения должна точно определять статистические характеристики поведения измеряемого явления и обеспечивать обоснованность результатов на постоянной основе.
Ошибки в процессе проведения измерений должны удовлетворять принятым статистическим предпосылкам или быть минимизированы;3) полнота охвата. Если измерительная система призвана определить явление во всей полноте, то совокупность измерителей должна исчерпывающим образом отразить все поддающиеся измерению переменные;
4) неповторяемость. Не должно быть избыточных и пересекающихся конкретных измерителей, они должны быть уникальными, если, конечно, обратное не было заранее задумано;
5) понятность. Измерители и система измерения должны быть как можно проще и понятнее и при этом заключать в себе нужный смысл;
6) контролируемость. Измерители должны в большей степени характеризовать те переменные, которые поддаются контролю со стороны управляющих структур организационно-хозяйственной системы;
7) квантифицируемость. Измерение должно происходить в рамках единой шкалы числовых значений;
8) экономическая оправданность. Измерительная система должна иметь такую практическую ценность, чтобы могла оправдать затраты по ее разработке и применению;
9) своевременность. Система измерения должна выдавать результаты достаточно быстро, чтобы корректирующие управленческие воздействия не запаздывали во времени.
Но для успешного внедрения системы измерения производительности труда недостаточно одного только следования перечисленным принципам. Этот процесс предполагает выделение относительно самостоятельных этапов в разработке проекта, первостепенную роль среди которых играет составление стратегического гитана измерения производительности труда, определяющего основные черты всех последующих мероприятий. План должен прямо соотноситься со стратегией управления производительностью труда, с одной стороны, и быть частью более крупной системы измерения эффективности производства данной организационно-хозяйственной системы, с другой. Разработка стратегического плана — один из реальных механизмов поддержания фирмы в постоянной готовности к быстро изменяющимся в постиндустриальную эпоху условиям хозяйствования.
Однако, прежде чем разрабатывать стратегический план, целесообразно проанализировать сложившуюся ситуацию в области измерения производительности труда, чтобы оценить уже имеющееся и составить представление о том, чего не хватает.
Один из вопросников, выполняющих подобного рода функцию, был разработан Д. Бейном. Его суть заключается в определении характера применяемой системы измерения производительности труда (если таковая вообще имеется) и выявлении ее сильных и слабых сторон, а также в выяснении отношения интервьюируемых лиц к ее применению. Подсчет количества положительных и отрицательных ответов на поставленные вопросы создает формальную процедуру для «вынесения приговора». Главный вывод, конечно, делается на основе детального анализа всей совокупности полученных ответов.
При проведении опроса рекомендуется задать вопросы менеджерам различного уровня. Сравнение их ответов может добавить много интересной информации для размышлений о взаимопонимании внутри управленческого персонала. Различная интерпретация одних и тех же процессов внутри одной организации отнюдь не способствует эффективной реализации управленческих решений.
После анализа ситуации в области измерения производительности труда можно приступать к разработке стратегического плана измерения производительности труда, который должен определить: цели осуществляемого измерения; стандартные методы и процедуры применительно к данной организационно-хозяйственной системе; их последовательность и разнесенность во времени и др.
Примерный стратегический план измерения производительности труда характеризуется следующими параметрами:
1) плановый горизонт;
2) желательные результаты;
3) диапазон;
4) предполагаемое взаимодействие с другими системами измерения результативности;
5) планы и процедуры разработки;
6) механизмы преобразования стратегического плана в конкретные мероприятия.
Плановый горизонт. Термин «плановый горизонт» означает не продолжительность самого процесса планирования, а, скорее, количество времени, которое потребуется для достижения определенной степени совершенства или завершения самого проекта. Конкретный срок зависит от типа организации, наличия или отсутствия опыта разработки подобных систем измерения, финансовых возможностей и т.п. Для небольшой единицы анализа, скажем, отдела, плановый горизонт может составлять 1—2 года (возможно, и меньше), необходимые для завершения принятой и функционирующей системы измерения производительности труда. Для более крупной единицы анализа, например организационнохозяйственной системы с несколькими заводами, плановый горизонт может приближаться к пяти годам.
Желательные результаты. Формулирование желательных результатов — это самый существенный элемент стратегического плана. Способность вразумительно указать, куда организации следует идти и каких степеней совершенства она должна достичь, — важнейшее требование, предъявляемое к руководству. Часто руководители организационно-хозяйственной системы приводят план в действие, так и не продумав, каких конечных целей им следовало бы достигнуть (см. вставку 14.1).
Вставка 14.1
Приведем некоторые варианты желательных результатов для плана проектирования, разработки и внедрения системы измерения производительности труда:
1) успешно внедрить систему измерения производительности труда, удовлетворяющую некоторым четко выраженным критериям, к определенному плановому сроку;
2) получить систему измерения, с помощью которой можно было бы выявить области повышения производительности труда;
3) получить гибкую и динамичную систему измерения, которая в любой момент может отразить истинную картину производительности труда в данной организационно-хозяйственной системе;
4) получить систему измерения, которая не ограничивалась бы исключительно стандартным набором показателей, предлагаемым приглашенными специалистами конкретной организации, а включала бы также методы, с помощью которых организация могла бы разработать собственную систему измерения, удовлетворяющую ее специфическим требованиям;
5) получить систему измерения, результатом которой, особенно для более мелких единиц анализа, служит вектор измерителей, коэффициентов и индексов производительности труда, а не единственные измеритель, коэффициент или индекс;
6) получить систему измерения производительности труда, которая четко соответствовала бы существующим процессам управления и оказывала бы помощь в принятии решений;
7) получить систему измерения, которую считают достаточно объективной те, чье поведение и продукция подлежат измерению;
Θ) обеспечить возможность четкого выявления всех отрицательных последствий системы измерения производительности труда и разработки ее на случай возникновения таких последствий;
9) обеспечить самонаблюдение, самоанализ и самопроектиро- вание работ и программ, чтобы система измерения производительности труда была экономичной.
Разумеется, это далеко не полный перечень желательных результатов измерения. Внедряя ту или иную систему измерения производительности труда, организационно-хозяйственная система может ставить перед собой не одну, а сразу несколько целей.
Диапазон. Он имеет отношение, главным образом, к составу единиц анализа, охватываемых системой измерения производительности труда. Этот диапазон может простираться от весьма крупных единиц (корпорация) до очень малых (рабочая группа). Важно точно определить границы единиц анализа, производительность труда в которых подлежит измерению, в противном случае результаты измерения будут давать либо неполную, либо искаженную лишними переменными информацию. Соответственно, окажутся недостижимыми те цели, которые зафиксированы в стратегическом плане в разделе «Желательные результаты».
Если измерение касается организации, состоящей из нескольких функциональных, линейных или иных подразделений, то в настоящем разделе следует определить, будет ли система измерения производительности труда централизованной или децентрализованной, или будет сочетать элементы систем обоих видов Централизованная система (так называемый подход «сверху вниз») предусматривает, что индексы, коэффициенты и измерители производительности труда разрабатываются дія ряда или даже дія всех подразделений организации с целью даіьнейшего агрегировании результатов в более крупной системе измерения. Деиентрализо- ванная измерительная система (так называемый подход «снизу вверх») основана на допущении, что каждое подразделение способно лучше измерять производительность труда и управлять ею независимо от интеграции с системами измерения других подразделений. При этом может существовать определенная централизованная процедура разработки системы измерения производительности труда, однако, итоги этих усилий не будут связаны воедино.
У каждого подхода могут быть свои сторонники, хотя «в отношении сложных современных организаций необходимо признавать, что почти всегда необходимы оба подхода. Показатели должны выбираться и разрабатываться таким образом, чтобы они соответствовали целям того руководителя, который собирается их применять»9. Например, главному руководству, которое, как правило, интересует общая ситуация и длительные перспективы, следует использовать подход «сверху вниз», полностью соответствующий задачам долгосрочного планирования. Иными словами, компания может измерять свою производительность, пользуясь данными по двум-трем самым важным видам продукции и довольно общим агрегированным выражением различных затрат. Одновременно с этим руководители среднего уровня нуждаются в собственных ежедневных и ежемесячных показателях производительности труда, так как многие линейные подразделения и почти все аппаратные службы располагают ключевыми показателями выпуска, отличными от соответствующего показателя для организационно-хозяйственной системы в целом. Подобный подход «снизу вверх» к выбору показателей производительности труда, в равной мере обоснован и в равной мере необходим для организации. Информация о тенденциях изменения производительности труда, полученная из децентрализованной системы измерения, разумеется, будет отличаться от той, которую выдаст централизованная, построенная по схеме «сверху вниз». Но гораздо важнее, что цельная система измерения, сочетающая оба подхода, даст каждому сотруднику организации столь необходимое представление о производительности. Подробно документированная и хорошо работающая система измерения производительности даст вспомогательную информацию, достаточную для того, чтобы руководитель верхнего эшелона мог разобраться в различной информации, получаемой благодаря показателям, построенным по схемам «снизу вверх» и «сверху вниз».
Разделы «Желательные результаты» и «Диапазон» стратегического плана измерения производительности труда желательно жестко увязывать друг с другом, чтобы не возникало различий в толковании общих моментов, так как это может дезорганизовать все мероприятия по внедрению системы измерения.
Предполагаемое взаимодействие с другими системами измерения результативности. Как отмечалось, в настоящее время в промышленно развитых странах производительность труда уже не служит выражением обшей эффективности деятельности организационно- хозяйственной системы, с одной стороны, а с другой, сама является результатом реализации целей экономичности и качества трудовой жизни. Поэтому существование систем управления качеством трудовой жизни, качеством продукции, действенностью и т.д. есть объективная необходимость для успешного функционирования организационно-хозяйственных систем.
В этом разделе стратегического плана рекомендуется предусмотреть, каким образом конкретная система измерения производительности труда будет взаимодействовать с другими системами измерения, дополнять и усиливать их. Этот момент может также найти отражение в желательных результатах разработки и внедрения системы измерения производительности труда (см. вставку 14.2).
Вставка 14.2
В качестве удачного примера такого взаимодействия можно упомянуть «программу Сканлона** — один из возможных принципов сочетания системы измерения производительности труда по схеме «сверху вниз* и систем управления (а значит, и измерения) качеством трудовой жизни, качеством продукции и нововведениями. Однако механическое, нетворческое ее применение вряд ли принесет ожидаемый результат.
Каждая организационно-хозяйственная система, для которой создается система измерения, по своему уникальна, что предполагает различия в системах планирования, оценки, повышения и измерения результативности. В связи с этим, своеобразными и сугубо индивидуальными должны быть механизмы взаимоувяэки отдельных элементов этих систем.
Планы и процедуры разработки. Это, пожалуй, самый трудный раздел. В нем предусматривается: как собирать данные, как определять конкретные измерители и как встраивать их в информационно-управленческую систему, как будут сводиться воедино показатели децентрализованной системы измерения производительности труда, если это предусмотрено в предыдущих пунктах плана, характер и объем необходимого обучения персонала и др.
Согласно данному ранее определению, измерение производительности труда — это процесс присвоения в соответствии с определенными правилами числовых значений степени полезности индивидуальных затрат системы. Все методы измерения, соответствующие ему и применяющиеся на предприятиях/организациях, могут быть разделены в зависимости от типа используемых показателей на три группы.
Первая группа предполагает исчисление одного общего показателя производительности труда по формуле: IOi / ΣΙί, где Oi — ι-й вид продукции, Ii — ι-й вид затраченных ресурсов. Это так называемый многофакторный показатель. В некоторых случаях, когда какой-либо один вид затрат преобладает в такой степени, что делает несущественным влияние остальных, он может вырождаться в однофакторный показатель. Но подобные ситуации в современном производстве очень редки, поэтому с достаточной корректностью методы, использующие данный показатель, можно назвать многофакторными.
Вторая группа методов базируется на предположении, что следует отказаться от попыток определить уровень производительности труда единственным показателем и использовать в системах измерения набор (вектор) показателей. Такие методы будут называться в дальнейшем векторными.
Третья группа методов основана на использовании единого показателя, как и первая, но в отличие от него предполагает агрегирование не различных видов затрат и продукции, а некоторым образом выбранной системы оценочных показателей с помощью процедур ранжирования и/или взвешивания. Они носят название многокритериальных.
(В п. 14.3 данные методы рассмотрены детально).
Составители плана должны определить, какие подходы будут применены на каждом уровне анализа.
В рамках выбранных методов следует разработать критерии, которым в дальнейшем будут соответствовать измерители. Критерии должны учитывать такие моменты как тип показателя продукции организационно-хозяйственной системы — натуральный, условно-натуральный, трудовой или стоимостной; если стоимостной, то какой именно — валовая продукция, стоимость, добавленная обработкой или другие; по отгруженной или оплаченной продукции; способы учета незавершенной продукции; способы учета инфляции элементов издержек (ФИФО, ЛИФО, средневзвешенная стоимость, цена замещения, методы переучета основных фондов и т.п.); учет изменений в ассортименте и др. Каждая организационно-хозяйственная система вырабатывает их в соответствии с собственными нуждами, учитывая, что цель измерения производительности труда — способствовать успешному управлению, а не получить ее идеальный показатель.
В зависимости от выбора конкретного метода измерения определяются организационная структура, которая будет ответственной за измерение, ее элементы, распределение обязанностей, ее взаимодействие с организационными структурами, отвечающими за общее управление. В этом же разделе нужно зафиксировать, в каком виде должна поступать информация пользователям и какая вспомогательная документация должна ей сопутствовать, установить время прохождения сигналов обратной связи.
Если необходима состыковка на верхних уровнях данных, полученных в низовых подразделениях в результате применения децентрализованной системы измерения, то следует запланировать, где именно будут происходить такие состыковки и как будут минимизироваться недостатки таких систем. Ведь помимо очевидных преимуществ (более высокое качество измерения, более тесная связь с процессами повышения производительности труда, поддержка рядовых сотрудников и т.п.) подход «снизу вверх» имеет и определенные недостатки: ослабляется контроль за применяемыми методами измерения и использованием результатов; без достаточной поддержки и руководства некоторые подразделения не смогут решить проблему производительности; в различных подразделениях измерение производительности может строиться на разных принципах. Если общий процесс планирования хозяйственной деятельности неэффективен, то можно прийти к ошибочному мнению о том, что система измерения производительности — единственная цель и задача подразделения. Это может иметь отрицательные последствия. Например, определенная рабочая группа может сосредоточить все усилия на улучшении тех или иных показателей производительности в ущерб другим важным показателям.
В рамках этого же раздела стратегического плана измерения производительности труда обычно определяют мероприятия по обучению специалистов, которые будут участвовать в измерительных процедурах: проведение поэтапных семинаров с менеджерами различных уровней; разъяснение сути системы измерения и ее целей рядовым сотрудникам и т.п.