5.5.Типология форм и методов эффективного контроля.

Контроль — одна из важнейших функций управления, охватывающая всю систему и процессы организации. Это процесс обеспечения достижения организацией своих целей путем:

установления стандартов;

измерения фактически достигнутых результатов;

проведения корректировок в случае отклонения от стандартов.

Контроль выступает как функция обратной связи в процессе управления, информационные потоки в нем направлены от объекта к субъекту управления. Контроль завершает управленческий цикл и связывает его в единый процесс (рис. 28). планирование организация мотивация контроль Рис. 28. Управленческий цикл, взаимосвязь функций управления

Рис. 29. Этапы процесса контроля

этап процесса контроля ( рис. 29) непосредственно связан с функцией планирования. На этом этапе устанавливаются стандарты и критерии оценки деятельности при планировании. Стандарты, используемые для контроля, отражаются в форме плановых заданий, нормативов, показателей и выбираются из целей и стратегии развития организации.

этап характеризуется наблюдением изменений, процесса и результатов. Менеджер должен наблюдать систематически, несистематическое наблюдение часто приводит к кризису менеджмента или постепенно ведет к пренебрежению контролем среди подчиненных и менеджеров.

этап состоит в сопоставлении фактически достигнутых результатов деятельности организации с установленными стандартами. На этом этапе определяются интервалы допустимых отклонений от установленных стандартов, измеряются фактически достигнутые результаты и выявляются существенные отклонения, требующие принятия корректирующих мер.

На 4 этапе анализируются причины отклонения, и выбирается один из трех вариантов:

ничего не предпринимать, если фактически достигнутые результаты совместимы со стандартами;

предпринять корректирующие действия, если результаты отклоняются от стандартов;

пересмотреть планы и стандарты, если они были первоначально определены неверно.

видов контрольной деятельности (таблица 26).? Таблица 27 Вид контроля Содержание Предварительный Проводится до принятия решения по тому или иному вопросу в целях предупреждения неверных или необоснованных решений. Применяется к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий Осуществляется в процессе исполнения принятых решений ( плановых заданий). Назначение - своевременное выявление отклонений, препятствующих исполнению решений в полном объеме, нужного качества и в установленные сроки. Производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником Заключительный Осуществляется после реализации решения для проверки правильности его исполнения. Стратегический Предусматривает учет, оценку и анализ результатов разработки и реализации перспективной концепции развития организации. Объектами выступают: маркетинг, научно-технические прогнозы, продуктово-тематический портфель. Оперативный Нацелен на текущий учет, анализ осуществляемых процессов, на обеспечение выполнения принятых плановых заданий. Объекты контроля: тематические и производственные задания, сроки проведения работ, качество работ, предусмотренные планом ресурсы, затраты предприятия. Финансовый Ориентирован на конечные экономические результаты деятельности организации. Объекты: прибыль, издержки, объем производства и продаж, инвестиции и эффективность их использования, обеспечение финансовыми средствами и финансовое состояние организации ( платежеспособность, ликвидность) Административный Распространяется на процессы деятельности и управление ими, имеет иерархическую структуру. Объекты: производственно-хозяйственный процесс в целом и его отдельные части, плановые задания, сроки поставок, ситуация в коллективе, выполнение производственной программы и планов. Полный Целостная система контроля, постоянно функционирующая в организации Выборочный Разовое мероприятие, имеющее целевой характер: проверка качества продукции, соблюдение нормативных требований и т.д. Внешний Контроль со стороны внешних организаций: вышестоящих организаций, государственных органов Внутренний Система контроля, организованная внутри предприятия. Характеристика основных видов контрольной деятельности.

Виды контроля Время осуществления Цели контроля Предмет контроля Содержание контроля Масштабы контроля Форма осуществ ления Предваритель-ный Стратегический Финансовый Время/ объем Полный Внешний Текущий Оперативный Административ ный Стоимость Выборочный Внутрен-ний Заключительный Ресурсы Качество

Принципы эффективного контроля

Стратегическая направленность. Контроль должен быть ориентирован на выполнение стратегии.

Ориентированность на результаты. Контроль должен быть направлен на результаты деятельности - достижение целей, выполнение задач.

Соответствие делу. Контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

Своевременность. Контроль должен осуществляться своевременно, периодически, но не часто. Важнейшей целью контроля остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры.

Гибкость контроля. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим переменам. Если изменены плановые показатели, то необходимо производить изменения и в системе контроля.

Простота. Система контроля по своему содержанию должна отвечать потребностям и возможностям людей, которые задействованы в процессе его осуществления. Он не должен быть перегружен ненужной информацией, а должен быть предельно простым.

Экономичность. Осуществление контроля в организации требует больших затрат времени и ресурсов, поэтому он должен быть экономически оправдан, не должен снижать прибыльность предприятия.

Широта, полнота контроля. Контроль должен охватывать все сферы деятельности организации, но не должен быть чрезмерным.

Контрольные вопросы:

Почему делегирование имеет фундаментальное значение для управления?

В чем заключается разница между властью и полномочиями?

Дайте определение важным терминам организации деятельности людей: линейные, штабные полномочия, скалярная цепь, единоначалие, ответственность, делегирование полномочий.

В чем разница между рекомендательными полномочиями, обязательными согласованиями, параллельными и функциональными полномочиями?

Какие факторы определяют разницу между линейными и штабными полномочиями?

Назовите причины, почему руководители и подчиненные избегают ответственности и блокируют делегирование?

Какие основные типы структур используются сегодня?

Сформулируйте отличие органических структур от механических?

Дайте краткую характеристику проектной и матричной организации.

Каковы основные типы контроля?

В чем состоит взаимосвязь планирования и контроля?

Назовите и охарактеризуйте основные этапы контроля.

Чем характеризуется эффективный контроль?