Формирование ситуации

Ситуация во время переговоров зависит от ряда обстоятельств: а)отношений с их командами (группами);б) от того, как сидят участники переговоров ;в) присутствия наблюдающих; г) хода переговоров.

Если вы стремитесь к партнерству, садитесь рядом с партнером.

Переговоры лучше вести на своей или нейтральной территории.

Делегации обеих сторон должны быть представлены полностью, чтобы комплексно учитывались все интересы.

Присутствие нейтральных зрителей обычно мешает ведению переговоров, препятствует уступкам.

Присутствие благожелательных (но не многочисленных) для обеих сторон зрителей облегчает путь к взаимопониманию.

Главный принцип — стремитесь к сотрудничеству

Типичное заблуждение при переговорах — представление, что другая сторона — непременно противник.

Доверяйте партнеру по переговорам.

Гоните от себя мысль об «уничтожении противника».

Важное условие творческих, эффективных переговоров самостоятельность нашей организации (предприятии).

Не воспринимайте другую сторону однозначно, как монолит, ведь и там есть разные люди.

Чтобы стать, посредником в переговорах, сосредоточьте свои усилия не на конкретных вопросах, а на поиске платформы, общей базы взаимоотношений.

23. Не навязывайте партнерам невыгодные условия. На такой базе вы не создадите творческого климата. Такая позиция не может быть долговременной по следующим причинам:

раскрытие вашего замысла покажет вас в плохом свете;

партнер, обнаруживший манипуляцию, станет недоверчивым;

сторона, ставшая жертвой манипуляции, освобождается от моральных обязательств. 24. В свою очередь необходимо противостоять угрозе манипуляции и демагогии другой

стороны, однако сделать это не так просто.

25. Будьте внимательны к невербальным сигналам, ведь около 80% сигналов передается таким образом.

26. Правильно подбирайте аргументы, понятные для партнера по переговорам.

Учитывайте при этом личное отношение к говорящему.

Избегайте быстрых, легких уступок, лучше ответить «нет», чем «да».

Сам факт уступки — существенное обстоятельство в переговорах. Поэтому каждую уступку „продавайте" (обговаривайте) отдельно.

Г. Порядок переговоров

Целесообразен следующий порядок переговоров:

а) определите цели, стремление, условия и намеренны партнера до того, как атмосфера может накалиться;

б) ведите дискуссию по проблемам» требующим творческого решения;

в) создайте атмосферу раскованности и безопасности;

г) начинайте со взаимовыгодных вопросов для обеих сторон;

д) обсудите наиболее простые из спорных вопросов;

е) только после этого переходите к сложным спорта вопросам.

Применяйте положения психологии о периодически воздействии на собеседника в ходе беседы, а именно:

неблагоприятные моменты и факты чередовать с благоприятными;

начало и конец беседы — положительные фазы.

Постоянно помните о движущих моментах собеседника:

его ожидании;

преимуществах, которых он добивается посредствам этих переговоров;

его позиции;

его желании самоутвердиться;

его чувстве самоутверждения;

его самолюбии.

При любой возможности используйте личный контакт, избегайте присутствия незаинтересованных и лишних лиц.

Самое большое внимание уделять ясному и понятному изложению.

Употребляйте не очень длинные, но и не слишком короткие предложения.

Никогда, ни в какой ситуации не будьте невежливыми.

Избегайте задавать вопросы, на которые собеседник может ответить «нет».

Облегчать собеседнику „да-ответ".

Вникайте в сущность изложения.

Давайте фундаментальные объяснения своей позиции в каждом случае, когда собеседник с ней не соглашается.

Говорите комплименты уверенно.

Думайте о „Вы—стиле".

Никогда не относитесь к другим пренебрежительно.

Всегда, когда есть возможность, признавайте правоту собеседника.

Избегайте пустой риторики.

Избегайте профессионального жаргона (если собеседник другой профессии).

Всегда будьте тактичным.

Избегайте обходных путей, идите прямо к цели.

Откажитесь от ведения шаблонных бесед.

Работайте над развитием собственного стиля ведения беседы.

Повторяйте в беседе основные мысли собеседники.

Следите за логичностью своих мыслей и высказываний.

Избегайте удаления от предмета переговоров.

Облегчайте собеседнику ответы на ваши вопросы.

Выражайтесь в оптимистической манере. Д.

Делайте разграничения между участниками Дискуссии н обсуждаемыми проблемами.

Сосредоточьтесь на интересах, а не па позициях.

Изобретайте взаимовыгодные варианты.

Настаивайте на использовании объективных критериев. Е. Этикет переговоров

Принято, что встречает гостей на вокзалах, аэропортах не руководитель переговоров, а его помощник, технический секретарь или другой сотрудник фирмы, который не будет играть какой-либо заметной роли в проведении переговоров. Вы же как руководитель делегации на переговорах должны встречать гостей непосредственно у входа в комнату, где будут проходить переговоры.

В начале переговоров руководители делегаций представляют каждый свою сторону. Представление должно быть коротким, деловым, без лишних эмоциональных и красочных описаний своих сотрудников.

Если руководители делегации не знакомы друг с другом, желательно заблаговременно найти такую возможность, когда третья сторона возьмет на себя знакомство и представления руководителей друг другу.

Подавать руку следует в последний момент, когда подходите здороваться, а не идти с протянутой рукой к встречающему.

Сильно сжимать руку при пожатии неприлично. При этом нужно помнить, что при рукопожатии необходимо мужчине снимать перчатку, а женщине необязательно.

Не рекомендуется первому подавать руку женщине. Если женщина не подала руку, следует обойтись без рукопожатия. Если женщина вошла в помещение, мужчина должен, здороваясь, встать. Подать женщине пальто — долг вежливости мужчин.

Мужчина головной убор снимает первым, надевает последним. Входящий в комнату здоровается первым, независимо от его положения.

В беседе или переговорах не следует перебивать говорящего, в разговоре со старшими не следует делать замечаний в отношении их поведения.

При разговоре не следует указывать пальцем на кого-то и на что-то.

Обращение «Вы» должно быть ко всем, кроме родных и хорошо знакомых.

Будучи приглашенным на встречу, никогда не опаздывайте.

После представления необходимо согласовать тему и цели переговоров, последовательность рассмотрения вопросов. Неэтично сразу бросаться в „бой" за какие-то конкретные вопросы, не определив основные направления и регламент беседы. Подобное начало — путь в тупик.

Необходимо предусмотреть время для межличностных контактов участников в ходе переговоров.

Очень часто межличностные контакты помогают найти выход из абсолютно безвыходного положения. Особенно удобны для этого перерывы для отдыха и легкого завтрака.

Во время переговоров вполне приемлемым будет предложить вашим гостям минеральную воду, соки, чай, кофе. Можно подать печенье к кофе. Устраивать импровизированные обеды с обильными закусками во время переговоров - это вещь недопустимая. Это отвлекает от основной деловой линии и уводит переговоры в сторону.

Еще одна немаловажная процедура — это обмен „визитками" — обязательный элемент любых серьезных переговоров.

У иностранных партнеров вызывает недоумение отсутствие у нашей стороны „визиток". Готовясь к переговорам, необходимо обзавестись ими. Суть международных требовании к „визиткам": определенный формат, строго деловой стиль без

вычурностей и эпитетов; в „визитке" необходимо указать основные направления деятельности представляемой вами фирм или организации.

По поводу формы одежды во время деловых встреч, то здесь нет каких-то особых правил или ограничений. Важно только, чтобы вы были чисто и опрятно одеты. Неопрятность во внешнем виде человека может привести к потере уважения к вам и к той фирме, которую вы представляете. От того, как выглядите вы и как себя ведете, формируется отношение к тому товару, который вы предлагаете купить, или к вашим идеям.

Что касается сувениров, то они не должны быть слишком дорогими. Сувениры должны быть обязательно изготовлены либо на вашей фирме, либо с учетом специфики вашей фирмы.

Вряд ли кто-то сразу запомнит хотя бы 50% из приведенных правил. Однако если усвоены не детали и мелочи, а основные мысли, то можно считать, что все в порядке.

Деловое совещание, собрание - это форма коллективного рассмотрения деловых ситуаций по производственным, экономическим, научно-техническим, политическим и прочим проблемам

3.10.1. Определение понятий «деловое совещание», собрание.

3.10.2. Отличие совещаний от собраний.