Что такое финансовый менеджмент и почему он так важен?

Многие НПО не считают финансовый менеджмент приоритетным направлени­ем в своей деятельности. Как правило, их системы финансового планирования и мониторинга требуют усовершенствования.

Однако НПО работают в условиях частых перемен и высокой конкуренции. Чтобы организации могли выжить в такой непростой ситуации, их руководи­тели должны выработать мобильный подход и уверенность, необходимые для полноценного использования средств финансового менеджмента.

Передовая практика финансового менеджмента:

• поможет руководителям эффективно и результативно использовать ресур­сы для достижения целей и выполнения обязательств перед партнерами;

• улучшит отчетность НПО перед донорами и другими заинтересованными сторонами;

• принесет уважение и доверие со стороны финансирующих агентств, партне­ров и бенефициаров;

• предоставит НПО преимущества в конкуренции за все более дефицитные ресурсы;

• позволит руководству НПО избежать многих «подводных камней», которые влекут за собой административные нарушения, штрафы за несоблюдение действующего законодательства, недоверие доноров;

• поможет НПО подготовиться к обеспечению долгосрочной финансовой устойчивости.

Перечисленные аргументы в пользу налаживания финансового менеджмента очень весомы!

Что такое финансовый менеджмент?

Финансовый менеджмент — это не просто ведение бухгалтерии. Он является важным элементом управления бухгалтерскими и управленческими програм­мами и не должен рассматриваться как отдельный вид деятельности, за кото­рым должна следить финансовая служба.

Финансовый менеджмент предусматривает планирование, организацию, кон­троль и мониторинг финансовых ресурсов организации для достижения целей.

Финансовый менеджмент для НПО — все равно, что техническое обслужива­ние для автомобиля. Если не заправлять автомобиль качественным топливом

и маслом и не проходить регулярное техническое обслуживание, то он не будет эффективно работать.

На практике, финансовый менеджмент заключается в принятии мер по обеспе­чению здорового финансового состояния организации, не пуская все на само­тек.

Речь, в частности, идет о следующем:

• Управление дефицитными ресурсами. НПО работают в конкурентной среде, где средства доноров все более и более дефицитны. Это значит, что следует обеспечить надлежащее использование пожертвованных средств и ресурсов так, чтобы организация выполнила свои задачи и достигла поставленных перед ней целей.

• Управление рисками. Все организации сталкиваются с внутренними и внешними рисками, которые могут поставить их деятельность и даже су­ществование под угрозу (например, изъятие средств, пожар в офисе или мошенничество). Риски нужно своевременно выявлять, активно и органи­зованно управлять ими, чтобы предотвратить или минимизировать ущерб, который они могут нанести.

• Стратегическое управление. Финансовый менеджмент — лишь одна из составляющих менеджмента. Руководители должны видеть ситуацию «в целом» — оценивать финансирование всей организации в среднесрочной и долгосрочной перспективе, а не сосредотачиваться на проектах и програм­мах.

• Целевое управление. Финансовый менеджмент требует пристального вни­мания к целям проекта и миссии организации. Процесс финансового управ­ления — планируй, делай, контролируй — осуществляется непрерывно.

Планируй:

Когда организация начинает свою деятельность, она определяет цели и на­правления работы. Следующий шаг — это разработка финансового плана, учитывающего затраты, связанные с осуществлением деятельности, и уста­навливающего источники средств.

Делай:

После получения средств реализуется программа действий, направленная на достижение целей, установленных на этапе планирования.

Контролируй:

Фактическая ситуация сравнивается с первоначальными планами. Менед­жеры имеют возможность решить, достигает ли организация своих целей в установленные сроки и в рамках бюджета.

Что такое финансовый контроль?

Ядром финансового менеджмента является понятие финансового контроля, который имеет место в том случае, когда финансовые ресурсы организации ис­пользуются правильно и эффективно. Если это так, то клиенты получают долж­ное обслуживание, доноры гордятся полученными результатами, а руководите­ли обретают уверенность за будущее своей организации.

Финансовый контроль осуществляется тогда, когда создаются системы и про­цедуры, которые должны обеспечить надлежащее обращение с финансовыми ресурсами организации.

В организации с плохим финансовым контролем:

• активы находятся под угрозой похищения, мошенничества или злоупотре­блений;

• средства могут быть истрачены не в соответствии с целями НПО или поже­ланиями доноров;

• компетентность руководителей может быть поставлена под сомнение.

Кто отвечает за финансовый менеджмент?

Необходимо разобраться в структуре и юридическом статусе НПО, чтобы иметь возможность установить ответственных за каждый сегмент финансового менед­жмента.

Что такое НПО?

Общественная или неправительственная организация — это объединение граж­дан для удовлетворения и защиты своих законных социальных, экономиче­ских, творческих, национально-культурных, спортивных и других интересов (Закон Украины «Об объединении граждан», статья 3).

Общими чертами всех общественных организаций является их неприбыльность. Все они движимы желанием улучшить мир, в котором мы живем, и являются самостоятельными частными организациями, независимыми от государства.

Юридический статус

Есть целый ряд вариантов регистрации НПО, определяющих юридический ста­тус организации. Организации существуют либо в виде отдельного юридическо­го лица (инкорпорированной организации) или в виде ассоциации отдельных физических лиц (неинкорпорированной организации).

Если организация инкорпорирована, то она является отдельным юридическим лицом, которое закон признает в качестве «искусственного лица» такой орга­низации, и люди, являющиеся членами правления, в определенной степени за­щищены законом.

Речь идет о так называемой ограниченной ответственности. Это означает, что их финансовая ответственность в случае неудачи ограничивается символиче­ской суммой (например, 10 гривен).

Каким бы ни был юридический статус организации, на попечителей НПО зако­ном возлагается обязанность следить за надлежащим управлением организаци­ей и контролем над расходованием средств на установленные цели.

Устав

Структура и метод регистрации НПО, таким образом, влияют на ее юридиче­ский статус, подотчетность и прозрачность. Каждая НПО должна иметь учре­дительный документ — Устав (как небезосновательно говорят, «конституцию» НПО). Этот документ, в частности, указывает:

• наименование и адрес регистрации НПО;

• цели организации и ее целевую группу;

• систему подотчетности — руководящий орган, его полномочия и обязанно­сти;

• порядок привлечения средств организацией.

Руководящий орган

Руководящий орган несет юридическую ответственность за управление органи­зацией и контроль над ней. Это значит, что если в НПО что-либо пойдет не так, то члены руководящего органа будут отвечать по закону.

Он может иметь разные названия — совет, совет директоров, совет попечите­лей, исполнительный совет или руководящий совет — и несколько функций, включая:

• ответственность за принятие решений о политике и стратегии;

• обеспечение сохранности финансовых и других активов организации;

• назначение руководителя (исполнительного директора) и оказание ему под­держки;

• представление интересов заинтересованных сторон.

Руководящий орган часто организован в виде набора подкомитетов, например подкомитетов по финансам, персоналу или проектам.

Члены правления

Члены правления работают на общественных началах (т. е., зарплата им не вы­плачивается); они могут называться попечителями, членами комитета, дирек­торами или членами совета. Если бы члены правления имели финансовую вы­году от членства в правлении, то возник бы конфликт интересов.

Почетные должностные лица избираются или назначаются на конкретные должности в правлении — это председатель, казначей (как правило, член на­блюдательного совета, отвечающий за финансовый мониторинг) и секретарь.

Председатель, как правило, является основным контактным лицом для ис­полнительного директора и выполняет важные задачи по поддержанию связей НПО с общественностью.

Задачей казначея является надзор над финансами организации. В небольшой организации казначей может играть более активную роль, выполняя задачи бухгалтера, но при наличии наемных сотрудников казначей выполняет в основ­ном задачи по надзору.

Даже если вышеуказанные лица не осуществляют надзор над процессом бух­галтерского учета, готовя отчеты самостоятельно, члены правления все равно должны быть уверенными в том, что все в порядке. Они несут, в первую оче­редь, общественную ответственность за финансовое состояние организации и могут снять ее с себя, только в случае ухода в отставку.

Повседневные обязанности

Поскольку руководящий орган состоит из лиц, работающих на общественных началах и заседающих лишь несколько раз в год, он делегирует свои полномо­чия по оперативному управлению исполнительному директору, который назна­чается руководящим органом для проведения в жизнь его политики.

Исполнительный директор принимает решения о дальнейшем делегировании полномочий и делегировании обязанностей другим сотрудникам. Хотя деле­гирование полномочий руководящим органом сотрудникам является прием­лемым, он не может делегировать всю ответственность, поскольку ответствен­ность в конечном итоге несет только он, регулярно отчитываясь о ходе дел перед правлением.

Кроме того, полномочия без ответственности — явление нездоровое, поэтому правление должно внедрить механизмы мониторинга, чтобы убедиться в испол­нении своих указаний.

На рисунке показано делегирование полномочий по повседневному финансово­му менеджменту вниз по иерархии линейного руководства. В то же время ответ­ственность в структуре реализована в виде отчетности людей о ходе исполнения порученных им задач.

Командная работа

На практике каждый, кто работает над достижением целей НПО, играет важ­ную роль в финансовом менеджменте.

Одним из видов таких устойчивых систем является система управленческого учета.

Что такое управленческий учет?

• Система механизмов, документов, политик и процедур, которая позволяет структурировать работу организации и облегчить доступ к необходимой ин­формации.

• Является собственностью организации и находится в постоянном усовер­шенствовании.

• Позволяет разделить зоны ответственности среди руководящего персонала.

• В отличие от бухгалтерского учета не требует специальных знаний и более ориентирован на структуру организации.

Специфические особенности управленческого учета заключаются в том, что он:

• Понятен всем пользователям управленческой информации.

• Помогает понять и оценить состояние дел на данный период времени (то есть более доступен для мониторинга).

• Предоставляет оперативную информацию (как общую, так и по источникам финансирования) и помогает предпринять корректирующие действия.

• Наиболее удобен для прогнозирования расходов для следующего периода.

• В отдельных случаях может заменять систему бухгалтерского учета.

• Приведем примеры эффективной работы управленческих механизмов в си­стеме финансового менеджмента.

Виды управленческого учета при управлении платежами

1. Система приказов (пример приказа)

Как правило, приказ утверждается только подписью руководителя организа­ции или лица, которое его официально замещает.

Приказ БФ «Мотылек»

О проведении акций ко Дню памяти умерших от СПИДа.

С целью достойного проведения 16 мая 2008 года акций ко Дню памяти умерших от СПИДа сформировать оргкомитет и рабочую группу по подготовке и проведению ме­роприятий в составе Иванова А. А, Петрова И. И., Семенова В. В.

Директор__________________ /___ подпись____________

С приказом ознакомлен фамилия сотрудника /_подпись_____________

(Ф.И.О. составителя) (Подпись составителя)

2. Система финансовых заявок предусматривает более двух подписей для осу­ществления платежа. При наличии в организации нескольких источников фи­нансирования руководителю затруднительно при регулярном осуществлении платежей проводить мониторинг соответствия таких платежей релевантным статьям расходов. Поэтому каждый из руководителей направлений или менед­жеров инициирует такую заявку, финансовый специалист — контролирует, а руководитель — утверждает.

Пример финансовой заявки Финансовая заявка БФ «Мотылек»

3. Система финансовых процедур для управление платежной политикой организации

Такая система отображает финансовую деятельность НПО. Нет смысла копи­ровать такую систему у других организаций, лучше выработать свою собствен­ную. Основой для разработки системы финансовых процедур является учетная политика, которая разрабатывается каждой организацией самостоятельно. Чем больше направлений и активностей в НПО, чем больше организационная структура, тем большее количество положений и процедур будет отображено в

такой политике, а также и в финансовой системе. В приведенном ниже примере предлагается в качестве основы (варианта) следующее содержание учетной по­литики.

Пример

Учетная политика некоммерческой организации

Содержание:

1. Методологическая основа

• Методы учета (кассовый, начисления)

• Методы оценки статей финансовой отчетности (себестоимость, восстано­вительная стоимость, рыночная стоимость и дисконтированная)

2. Финансовая отчетность

• Принципы составления

• Состав финансовой отчетности

• Формат финансовой отчетности

• Статьи финансовой отчетности

• Раскрытия в финансовой отчетности

3. Учет основных категорий финансовой отчетности

Запасы

• Дебиторская задолженность

• Основные средства

• Нематериальные активы

• Финансирование (членские взносы, пожертвования, субсидии)

• Кредиторская задолженность

• Учет расходов

• Фундаментальные ошибки и изменение учетных оценок

• Условные и последующие события

4. Учет в некоммерческой организации

• Первичные бухгалтерские документы

• Регистры бухгалтерского учета и основные журналы

• Схема бухгалтерских записей

• Схема документооборота

Следует заметить, что система управленческого учета должна эволюциониро­вать параллельно с развитием организации. Отсутствие системы управлен­ческого учета приводит к дополнительным сложностям в работе организации (например, осложнение взаимодействия структурных подразделений организа­ции, появление непредвиденных расходов, неточностей и ошибок при подготов­ке финансовой отчетности).

Система управленческого учета должна быть понятной, простой для использо­вания и адаптированной под системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета.

Используйте собственные наработки, а также опыт других организаций!

Для успешного использования системы управленческого учета сделайте ее до­ступной и понятной для всех!

1.2.