Документарные информационные технологии

Документарные информационные технологии строятся на ор­ганизации электронного документооборота банка. Схемы прово­док не вводятся бухгалтером, а формируются автоматически по заранее выполненным настройкам.

Этот вид информационных технологий автоматизирует доку­ментооборот банка. Бизнес-процессы являются ключевым элемен­том технологии.

Под бизнес-процессом понимается совокупность трех элемен­тов, включающая технологическую цепочку обработки банковско­го продукта; распределение стадий обработки документов, описы­вающих банковский продукт; бухгалтерский учет выполняемых операций.

В бизнес-процессе принимают участие несколько подразделе­ний банка, поэтому при построении этого вида информационной технологии важнейшей задачей является координация работы всех подразделений банка. Такая координация возможна только при наличии единого информационного пространства банка.

В настоящее время именно этот вид технологий рассматрива­ется как один из наиболее удачных для автоматизации банковско­го дела. Это объясняется тем, что он позволяет построить ИБС как единый организм, в котором четко прослеживаются информаци­онные связи между всеми функциональными элементами. Суще­ственным преимуществом является исключительная гибкость си­стемы, которая предоставляет возможности для настройки как но­вых потоков документов, так и действующих, сохраняя их целост­ность на основе корректировки и модернизации. Таким образом, этот вид информационных технологий обеспечивает наиболее полный учет специфики и потребностей самого банка и его адап­тацию во внешней среде, приспособляемость к изменяющимся условиям рынка.

Существует три вида технологий: производственные, доку­ментарные и управленческие, на основе которых реализуются со­ответствующие системы.

Первые поддерживают единый поток операций, связанных с деятельностью какого-либо отдела. При этом банковская услуга определяется как продажа специфического (банковского) продук­та. Поэтому этот вид систем называется производственным.

Второй вид систем предусматривает возможность рассмотре­ния и анализа банковского продукта с разных точек зрения и ис­пользование его для разных целей. Поэтому возникает необходи­мость в более сложной обработке и в более сложном внутреннем устройстве банковского продукта. Поэтому в этих системах вво­дится новое понятие документа. Документ определяют как ем­кость для сбора всей информации по производству данного бан­ковского продукта. Эти системы называются документарными.

Как правило, они значительно сложнее производственных, по­скольку должны обеспечивать координацию работы нескольких подразделений банка и соответственно приспосабливаться к усло­виям, специфике и регламенту их работы.

Третий вид систем обеспечивает информационную поддержку принятия решений. Как правило, руководители банка и его под­разделений для эффективного выполнения своих функций заняты одновременно в нескольких информационных процессах, пере­ключаясь с одного вида деятельности на другой. Эти системы поз­воляют ускорить процесс ознакомления с новой ситуацией, про­анализировать ее и параллельно отследить несколько бизнес- процессов, что обеспечивает своевременную выработку наиболее эффективного управленческого решения. Поэтому эти системы называются управленческими. Управленческие системы не явля­ются объектом нашего внимания, и в дальнейшем будут рассмат­риваться системы первого и второго вида.

В банке существует множество бизнес-процессов, которые тесно связаны между собой и образуют единый документооборот банка (рис. 8.2).

Рис. 8.2. Пример документарной технологии

На рис. 8.3 представлена документарная технология проведе­ния расчетных операций платежными поручениями по одному бизнес-процессу.

Рис. 8.3.

Коллективная обработка предусматривает обработку информа­ции по всем бизнес-процессам. Обработка документа завершена, когда он оформлен, распечатан и проведен по балансу. Составление реестров - это другой, регламентный, бизнес-процесс, не имеющий ничего общего с документом. Регламентный процесс выполняется всегда, даже если документов за день вообще не было.

Основанием для запуска бизнес-процесса является документ. Все документы подразделяются на три группы:

• платежные;

• договоры;

• делопроизводство.

Для каждой группы документов разработаны технологии об­работки, которые определяются инструкциями Банка России и правилами обслуживания клиентов конкретного банка. Правила составляются на основе методического, организационно­технического и информационного обеспечения банка. Таким обра­зом, документарная технология позволяет учитывать специфику любого банка.

Банковская технология включает:

• описание операции (услуги банка);

• описание клиентов (услуги пользователей);

• описание документов и правил их заполнения и контроля;

• описание технологической цепочки проведения операции (услуги);

• описание особенностей бухгалтерского учета проведения данной операции (услуги).

Таким образом, документарная технология, являясь совокуп­ностью бизнес-процессов, объединяет три составляющие: техноло­гические цепочки, маршрутизацию, бухгалтерский учет (учетную политику).

Технологические цепочки определяют направление обработки документов. Они строятся на основе моделей состояния обрабаты­ваемых документов. Модель состояния представляет собой после­довательность действий, выполняемых над обрабатываемыми до­кументами, и набор состояний, в которых может находиться доку­мент. Технологическая цепочка может меняться в зависимости от текущих условий.

В современных ИБС автоматизированы процессы рассылки обрабатываемых электронных документов на рабочие места ис­полнителей, принимающих участие в обработке данного докумен­та.

В процессе обработки, перемещаясь от одного исполнителя к другому, документы могут по-разному отражаться в учете банка. Документарная технология позволяет выполнять настройки разных схем учета: расчет остатков на клиентских и корреспондентских счетах, расчет отдельных категорий средств по договорам, контроль за исполнением бюджета отдельными подразделениями и т. д.

Все три составляющие и представляют собой документарную технологию (рис. 8.4).

В большинстве случаев документарная технология обеспечи­вает автоматизацию документооборота через поддержку много­стадийности обработки документов. Другими словами, для доку­мента предусмотрено несколько стадий обработки. Например, этими стадиями могут быть ввод документа в ИБС, верификация и исполнение. Основным недостатком данного вида технологии яв­ляется независимость технологических процессов жизнедеятель­

ности отдельных документов именно внутри процесса. Согласно данной технологии, в системе описываются основные типы доку­ментов (мемориальный ордер, платежное поручение, кассовый ор­дер, заявление на перевод валюты и ряд других), настроить или жестко запрограммировать этапы их обработки невозможно.

Рис. 8.4. Составляющие документарной технологии

В реальных бизнес-процессах банка процессы обработки раз­личных документов достаточно тесно связаны на протяжении все­го жизненного цикла документов. Результат обработки одного до­кумента при прохождении им определенных стадий может влиять на обработку другого документа или инициировать создание до­кумента. В рамках документарной технологии этой возможности не существует.

8.3.