<<
>>

4.2. Этапы совершенствования и основные задачи улучшения качества

Что необходимо сделать на первом этапе совершенствования и какой принцип положить в основу?
Принимая во внимание важность и значимость новых компьютерных технологий и сложившуюся структуру обучения, кибернетическая модель управления будет являться наиболее предпочтительной, т.
к. она позволяет рассматривать всю систему в развитии с учетом изменений на конкретных участках.
Здесь и в дальнейшем основной упор делается на разработку вычислительных процедур, позволяющих использовать их при автоматизированном управлении, которые должны способствовать повышению качества процесса обучения.
Приведем основные задачи, способствующие улучшению качества производимого продукта - подготовки высококвалифицированных специалистов.
Специалисты по управлению считают, для перехода на более совершенную систему необходимо, в первую очередь, реализовать семь основополагающих мероприятий:
Перевод системы на новые более совершенные принципы обучения и управления, способствующие повышению качества специалистов, отвечающего требованиям потребителя. Эта задача может быть решена только совместными усилиями ППС и сотрудников ИЦ факультетов с применением НИТ.
Улучшение системы обучения по удовлетворению постоянно повышающихся требований потребителей к специалистам по приемлемой цене.
Устранение в кратчайшие сроки периодически возникающих сбоев, влияющих на качество системы обучения, являющегося конечной целью совершенствования. Существенное влияние на качество обучения оказывают не-своевременная замена ППП, система обслуживания СВТ и преподаватели.
Стратегия достижения цели заключается в первоочередном решении отдельных важнейших тактических задач, таких, как ремонт компьютерной и оргтехники, обновление пакетов прикладных программ, обучение ППС.
Вовлечение и стимулирование всего трудового коллектива для получения качественного товара как одного из эффективных способов достижения цели совершенствования.
При возникновении отрицательных результатов искать следует не ответственных, а способы решения задач, т. к. от ошибок никто не застрахован.
Главным и основным измерителем качества выполняемых работ должны служить затраты, потому что без измерения нет понимания сути решаемых задач, без возможности понимания нет управления, без возможности управления нет улучшения качества.
А это значит, что главным при анализе состояния системы управления является поиск путей снижения затрат, которые рассматриваются как устранение издержек на обеспечение качества. Специалистами по управлению установлено следующее поэтапное распределение средств:
а) на профилактику качества - 10%;
б) на оценку качества - 35%;
в) внутренние потери вследствие плохой организации работы - 48%;
г) внешние потери, вследствие упущений всего трудового коллектива - 7%.
И т о г о 100%.
Таким образом, конечная цель совершенствования системы управления связана с сокращением затрат, а это и есть главная задача, потому что затраты служат мерой качества, которая указывает, какой ценой мы добиваемся дости-жения поставленной цели. Однако следует учитывать, что прежде необходимо создать условия для обеспечения выполняемых работ по достижению качества.
Приведем перечень вопросов, которые требуется решить на первом этапе совершенствования:
Ввести должность управляющего процессом производства работ в масштабе университета, который должен организовать рабочую группу поэтапного совершенствования системы управления, основным ядром которой должны служить ведущие специалисты факультетов, возглавляемых деканами.
Задачей группы являются:
контроль текущих процессов обучения на факультетах;
разработка процедур контроля по повышению качества обучения;
разработка маршрутной схемы (информационной цепи управления);
определение линий обратных связей между поставщиками и потребителями управляющей информации;
создание информационной базы данных (ИБД) и установление связи между всеми пользователями.
Практически реализовать процедуры планов совершенствования через АСУ ВУЗ.
Аттестация автоматизированных рабочих мест как одно из важнейших условий совершенствования, т. к. в аттестационной карте отражаются квалифи-
кация работника, параметры технических устройств и др. , что облегчает задачу контроля качества. Выполнение данных мероприятий способствует созданию системы, в которую должны входить все необходимые элементы управления.
Кроме того, требуется одновременно ввести единую систему планирования и контроля качества выполняемых работ, в которую будут входить все участники процесса обучения и вспомогательные подразделения.
Планирование здесь рассматривается как проектирование состояния объекта на ближайшее и перспективное будущее. Как указывалось выше, перспективное планирование представляет собой проектирование желаемого будущего эффекта и путей его достижения. Подобные планы допускают возможность введенных в них альтернативных вариантов принятия решений. Они могут быть программно реализованы и использованы для оперативных оценок, когда в обсуждении сложных вопросов участвуют лица, заинтересованные в достижении консенсуса не в ущерб общему делу. С системных позиций данный подход является выгодным, т. к. он рассматривает весь процесс обучения в развитии, а стратегическое планирование будет служить основным элементом достижения цели с учетом перспективы [24].
Реализация задач, отражающих различные стороны производственной деятельности вуза, может служить основой первого этапа совершенствования системы обучения и формального его описания.
С этой целью представим блок-схему рис. 4.1 в более удобной форме для возможности ее дальнейшего совершенствования (рис. 4.2), она является подходящей схемой для управления.
Следует указать, что руководство низшего уровня и коллектив играют решающую роль в совершенствовании процесса обучения и особенно ППС, которых следует заинтересовать и переориентировать на более широкое применение НИТ.
Первый этап перехода от существующей к новой автоматизированной системе управления требует провести идентификацию элементов. При этом следует точно знать входные и выходные компоненты системы и элементы обратных связей. Взаимосвязь этих элементов с учетом дальнейшей формализации задачи показана на схеме рис. 4.2, которую предлагается использовать в качестве рабочего варианта. Первый шаг в этом направлении сделан - это автоматизированное составление расписания учебных занятий.
Одновременно с идентификацией определяется функциональное назначение всех компонентов системы, степень их значимости и важности в управлении.
Степень значимости и важности «элемента» зависит от выполняемых ими функций, поэтому необходимость оценки деятельности руководителей и работников, как «активных элементов» системы, является здесь основной задачей. Отсюда следует, что первейшая обязанность конкретных руководителей - это систематический контроль за качественным выполнением работ, возложенных на данные подразделения, и обеспечение выхода продукции высокого качества в установленные сроки за счет умелого распределения (перераспределения) людских, технологических и финансовых ресурсов, выделенных в их распоря-
жение. Вовлечение руководящего состава верхнего звена в процесс улучшения качества должно произойти до того, как в него будут вовлечены рядовые работники.
Качество как мера полезности производственного продукта зависит от квалификации исполнителей и степени их материальной заинтересованности, в первую очередь ППС и во вторую - сотрудников ИЦ.
Упрощенная схема структуры управления процессом подготовки специалистов приведена на рис.4.2.
f(t)
Исполнительные
органы (обслуживающий персонал)
Внутр.ОС
Регулятор управления ректорат (материальные и оральные стимулы)

Рис. 4.2. Упрощенная схема структуры управления


Объект управления
Ху (t)
Хвх (t) Y(t)
Х (t)
2
4
Общий производственный план (показатели, которые —^необходимо достичь)
С и с т е м а
Вн.ОС
Поставщики (школы) и потребители (предприятия) 5 продукции

Рис. 4.2. Упрощенная схема структуры управления


Здесь хвх^) - входные переменные (плановые задачи (х);) и производственные показатели (a, b, с);
ху(^ - плановые показатели, которых необходимо достичь при решении производственных задач;
r(t) - информация о процессе выполнения плановых производственных показателей (промежуточные отчеты лабораторий) подразделений;
у^) - окончательные результаты выполнения общего производственного плана и оценка деятельности коллектива;
f(t) - возмущающие факторы, дестабилизирующие работу человеко- машинного комплекса;
Х(0=у(0-г^) - сигнал рассогласования, указывающий на факт выполнения плановых показателей и воздействие руководства на управляющего конкретного коллектива.
Блок 4 является регулятором системы управления процессом выполняемых работ. Главным регулирующим воздействием здесь служат ректорат, управ-ляющий процессом производства, и материальные стимулы. Дополнительные денежные вознаграждения превращают объект управления в систему автоматического регулирования. Блок 4 обеспечивает внутреннюю обратную связь (ОС). Блок 5 выполняет функции внешней обратной связи.
Y(t) - характеризует качество абитуриентов и потребности потребителей (предприятий).
K(y) - важнейший выходной параметр системы, например, эффективность.
Данная блок-схема является промежуточной для перехода к более подробной структуре управления, которая будет приведена ниже.
Таким образом, руководители и работники - это те главные элементы системы управления, которые определяют состояние ее функционирования на каждый момент времени. Отсюда основной целью руководителей всех рангов должен стать каждодневный контроль своевременного и бездефектного выпол-нения возложенных на данный коллектив задач. Поэтому всякий процесс улучшения качества следует начинать с руководителей нижнего звена, т. к. в их распоряжении находятся основные ресурсы, распоряжаясь ими, они могут оперативно принимать меры по устранению возникающих сбоев и ошибок, например, за счет:
внесения изменений на конкретных участках работ путем перестановки кадров, обновления программного обеспечения и других мероприятий;
установления новых стандартов оценки деятельности на приоритетных участках работ и внесения изменений в функционирующую систему;
поощрения и стимулирования за высокое качество полученных результатов работников конкретных участков;
незначительных изменений организационной производственной структуры подразделения с учетом изменяющихся внутренних и внешних факторов.
Эти ключевые вопросы являются определяющими, поэтому успех или неудача во многом зависит от непосредственных руководителей при условии, что в их руководство не должны вмешиваться другие лица, которые не владеют оперативной информацией на местах.
Привлечение рядовых работников к совершенствованию систем при умелом использовании их индивидуальных способностей, таланта, знания, особенностей и характера может оказать решающее воздействие на весь ход процесса совершенствования системы управления. Как показывает опыт, если эффективно работает система материального стимулирования, и руководителем правильно сформулирована задача, то дальнейший исход дела зависит от исполнителей: их стремления, желания, квалификации.
Коллективную деятельность следует направлять не только на решение конкретных задач. Опыт показывает, что коллектив можно наделять полномочиями в принятии сложных и ответственных решений.
Коллективный подход означает, что руководство верхнего звена передает руководителям низшего уровня и рядовым работникам не только более широкие полномочия, но и дополнительные обязанности. При этом они должны понимать, что с расширением их полномочий возрастает и ответственность всех и каждого в отдельности за эффективность и качество выполняемых работ. Коллективная ответственность исключает необходимость частых структурных изменений. Процесс коллективной деятельности как раз компенсирует те недостатки в системе управления, которые были допущены в процессе ее разработки,
поэтому ее следует всемерно поощрять. Если при этом предметы труда (ПК) будут в личной собственности каждого, то качество функционирования техники будет обеспечено в большей степени.
<< | >>
Источник: В. Д. Чижиков. Ред.Е.А. Карев. Эффективность функционирования информационного центра технического вуза В. Д. Чижиков. Ред.Е.А. Карев . УлГТУ,2006. - 166 с.: ил.. 2006

Еще по теме 4.2. Этапы совершенствования и основные задачи улучшения качества:

  1. 2. Слияние может обеспечить экономию на масштабах производства, что приводит к снижению себестоимости, улучшению качества товара,
  2. Глава 12 Комплексная реструктуризация предприятия: основные задачи и направления
  3. 4.2. Этапы совершенствования и основные задачи улучшения качества
  4. Основные задачи
  5. Основные задачи деловой коммуникации
  6. Выбор тематики работ по улучшению качества процессов.
  7. 1.2. Основные задачи, этапы и последовательностьпроектирования
  8. основные задачи Госкомстата России
  9. основные задачи статистики рынка труда
  10. 86. ОСНОВНАЯ ЗАДАЧА ГРЯДУЩЕЙ РОССИИ
  11. И.А.Ильин об основных задачах правоведения в России
  12. 71. Полномочный представитель Президента РФ в Федеральном округе: основные задачи, функции, полномочия
  13. 10.1. Понятие, классификация, оценка и основные задачи учета материально-производственных запасов
  14. Глава 1 Основные задачи математической физики