Методы упорядочения планов рабочего времени
Упорядочение планов дня с помощью метода "Альп".Этот метод охватывает пять стадий:
упорядочение заданий;
оценивание продолжительности действий;
резервировании времени (в соотношении 60:40);
принятие решений по приоритетам и перепоручениям;
контроль учета выполненного.
Очередность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Паретто (в соотношении 80:20).
Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени менеджера: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата.Установление приоритетов с помощью анализа АБВ (таблица). Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ базируется на трех закономерностях:
наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается менеджер. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;
важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;
менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.
Задачи Степень вклада для достижения цели, % Исполнитель Тип Степень важности Количество,
% А Наиболее важные 15 65 1-й руководитель Б Важные 20 20 Подлежат перепоручению В Малосущественные 65 15 Подлежат
обязательному
перепоручению Для использования анализа АБВ необходимо следовать таким правилам:
составить список всех будущих задач;
систематизировать их по важности и установить очередность;
пронумеровать эти задачи;
оценить задачи соответственно по категориям А, Б и В;
задачи категории А (15 % общего их количества) решает первый руководитель;
задачи категории Б (20 %) подлежат перепоручению;
задачи категории В в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.
Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:
срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер;
срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам;
менее срочные (важные) задачи. Менеджеру необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;
менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам.