Планирование рабочего времени менеджера
Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 мин на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов.
Принципы и правила планирования времени.
Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо прежде всего четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени (см. схему).При планировании следует учитывать такие основные правила: • при составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, т. е. 60 % времени отвести на плановые работы, 20 — на непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие;
Недостатком "плоских" организационных структур является перегрузка менеджеров, затруднение контроля за деятельностью большого количества исполнителей, усложнение процесса координации подразделений. "Плоские" организационные структуры применяются на небольших предприятиях при решении сложных задач в условиях значительной неопределенности.
Система планирования времени
необходимо постоянно фиксировать затраченное время, при этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;
для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;
основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;
для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которыми менеджер может реально справиться.
Основой плана использования времени менеджера может служить его перспективный план. С учетом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы. Исходя из этого недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени менеджера. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки.