<<
>>

6. 4. Типы документов

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы* гак или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации.

Обобщая цели, задачи и условия документирования* специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы па отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоять отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов* каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа [64,

14-1Я

В последнее время выделяют еще один классификационный признак — форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существует электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправлениями.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:

организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

отчетная документация;

документация по обеспечению кадрами (по личному составу):

финансовая документация;

документация по материально-техническому обеспечению;

договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления докумен-тов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Далее подробнее будут рассмотрены системы документации, включающие наиболее часто используемые виды служебных документов и официальных писем.

<< | >>
Источник: Л.А, Введенская, Л.Г, Павлова, Е. Катаева. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов. 10-е изд. Ростов н/Д: изд-во «Феникс»,2004. — 544 с, (Серия «Высшее образование».). 2004

Еще по теме 6. 4. Типы документов:

  1. 179. Типы виновников в современных законодательствах
  2. Тема. Документы, требующиеся при поступлении на работу. Резюме и его виды. Сопроводительное письмо.
  3. Основные методы сбора социологической информации. .Содержание методов, их достоинства и недостатки.Достоверность эмпирических данных и факторы на нее влияющие.Выборочный метод сбора информации. Генеральная и выборочная совокупности. Понятие репрезентативности. Типы выборочных совокупностей.Этапы социологического анализа.
  4. ОБРАЗЦЫ ОСНОВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  5. Требования к оформлению реквизитов документов
  6. 6. 4. Типы документов
  7. § 1. Языковые особенности документов партии (на материале директив и постановлений партии о литературе и искусстве)
  8. Классификация типов текстов делового письма в когнитивно-прагматическом аспекте
  9. §7. Типы интонационных конструкций (ИК).
  10. ДОКУМЕНТ КАК ОСНОВА ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ БИБЛИОТЕКИ И ИНФОРМАЦИЯ
  11. 4.5.2. Способы дешифрирования фотодокументов местности
  12. Типы и уровни профессионального и личностного самоопределения психолога.
  13. ЭЛЕКТРОННЫЕ КЛИНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
  14. Понятие электронного документа и его производных как доказательств
  15. Нормативные документы по обеспечению государственного экологического мониторинга