Планирование управленческой работы и использование информации
При хорошо продуманной структуре и подготовленных кадрах аппарату свойственны четкая организация и высокая культура труда, умение разумно распорядиться своим и чужим временем.
Планирование управленческой работы — это непременное условие ее эффективности.
Нельзя обеспечить научный и компетентный подход к делу, если сама деятельность органа управления и его сотрудников не введена в организованное, целенаправленное русло, не подчинена плану. Бывают они самыми различными: это и планы проведения заседаний коллегиальных органов — президиума, коллегии (комитета), и планы подготовки и рассмотрения вопросов или осуществления контроля за принятыми решениями и т. п. Они могут разрабатываться на год, полугодие, квартал, месяц. В последнее время управленческая деятельность стала планироваться и на более длительные периоды. Но при всем тематическом, видовом, временном разнообразии в их основе лежат программные, директивные документы партии, государства, текущие и перспективные планы, планы экономического и социального развития страны.Плановый характер деятельности присущ правительству СССР, Советам Министров союзных республик, министерствам, государственным комитетам и ведомствам СССР.
Перспективные планы работы Советов Министров союзных республик составляются во исполнение решений съездов КПСС и Компартий союзных республик, высших органов власти и управления. Они ежегодно уточняются исходя из новых задач. На основе перспективных и годовых планов разрабатываются планы работы Советов Министров республик и их президиумов на каждый квартал. На управления делами возлагается подготовка проектов планов и обеспечение контроля за их выполнением.
В министерствах, государственных комитетах и ведомствах СССР составляются планы работы коллегий (комитетов) — квартальные, полугодовые, годовые — с определением
повесток дня, сроков выполнения мероприятии и лиц, ответственных за подготовку и рассмотрение вопросов.
Имеются планы работы и у структурных подразделений, утверждаемые руководителями учреждений. Получает распространение практика составления единых планов, охватывающих работу министерства, ведомства в целом.Конечно, план не может (да и не должен) охватывать во всех деталях деятельность органов управления. Ими рассматривается и решается много непредвиденных и потому заранее непланируемых вопросов, относящихся к их компетенции. Однако хорошо составленный план позволяет избегать стихийности и случайности и подчинить всю деятельность решению важнейших экономических и социальных задач* стоящих перед органом управления. При планировании управленческой работы обязательно соблюдение ленинского требования: чего следует достичь, кто в ответе, точный срои исполнения.
Процессу управления свойственна определенная последовательность: постановка цели (задачи); выработка конкретной программы (плана) действий и принятие решения; непосредственно организаторская работа; контроль и проверка исполнения. Научный подход на всех этих стадиях, надлежащая организация дела возможны лишь при наличии хорошо поставленной информации и ее правильном использовании.
В органах управления все большее значение придается совершенствованию работы с информацией. Она позволяет оценивать меняющуюся ситуацию, выявлять проблемы, требующие разрешения, принимать обоснованные решения.
Делается в области совершенствования работы с информацией немало. И все же следует признать наличие еще не изжитых недостатков. Нередко в министерствах и ведомствах обрабатываются ненужные сведения либо собирается информация в избыточном объеме или с большим опозданием. В других случаях отсутствуют необходимые данные для оценки отдельных сторон развития экономики, культуры, науки, для выявления тенденций социально-экономического развития. Требуется еще немало потрудиться, чтобы каждое звено государственного аппарата управления собирало и использовало преимущественно ту информацию, которая нужна для выполнения его функций, и не допускало как сбора и запрашивания лишнего, так и пассивности в получении важных сведений.
В последние годы упорядочивается использование статистических данных. Центральное статистическое управление
СССР ведет учет и статистику в отраслях народного хозяйства, осуществляет централизованное руководство этим делом в стране. Оно изучает на основе сведений статистики происходящие социально-экономические и научно-технические процессы и явления, дает экономический анализ полученных материалов и представляет правительству СССР доклады и научно обоснованные данные о ходе выполнения планов, об использовании ресурсов и т. д. В печати регулярно публикуются сообщения ЦСУ СССР, издаются статистические сборники. Это одна из ценных и оправдавших себя форм воплощения в жизнь ленинского завета о гласности в государственной жизни, о такой постановке дела, чтобы массы все знали, обо всем могли судить и на все идти сознательно ,. В. И. Ленин требовал поставить статистику на службу строительства нового общества, нести ее в массы, популяризировать, чтобы трудящиеся учились сами понимать и видеть, сколько и как надо работать, чтобы сравнение деловых итогов хозяйственной деятельности стало предметом общего интереса и изучения 2.
Органы государственной статистики во главе с ЦСУ СССР действуют на всей территории страны в соответствии с ее административным делением. Они располагают мощной сетью вычислительных центров и машиносчетных станций, которые осуществляют информационное обслуживание большого числа предприятий, организаций и учреждений различпых отраслей народного хозяйства. Для наиболее эффективного использования современной электронно-вычислительной техники на базе этих территориальных центров ЦСУ СССР создаются вычислительные центры коллективного пользования.
Важнейшим носителем информации является документ. В 1973 г. в СССР введена в действие Единая государственная система делопроизводства. В ней определен порядок подготовки, составления и оформления разных видов служебных документов на основании правил документирования управленческой деятельности.
Установлены единые основы регистрации и учета документов, организации контроля за их исполнением, оформления дел, подготовки документов к последующему хранению и использованию, механизации процессов делопроизводства. В соответствии с этой системой разработаны инструкции по делопроизводству в разных звеньях государственного аппарата управления. [267][268]
Источники информации, которыми пользуются центральные органы, многообразны. Формы получаемых материалов — тоже. Совет Министров СССР обобщает огромную информацию, поступающую от различных органов управления, аккумулирует вносимые ими предложения. Им широко используются разнообразные материалы для анализа положения дел в экономике в целом и в отдельных отраслях народного хозяйства, для выработки решений. Вместе с тем правительство принимает меры к регулированию потока информации, сокращению количества поступающих от министерств и ведомств бумаг по мелким и второстепенным вопросам. Оно добивается, чтобы центральные органы управления совершенствовали стиль работы, отказываясь от практики составления излишних документов и справок. Министерства и ведомства СССР пе должны вносить предложения о введении дополнительной статистической и бухгалтерской отчетности без согласования с ЦСУ СССР и Министерством финансов СССР. Им лишь в необходимых случаях разрешено вводить временную оперативную отчетность по предприятиям, организациям и учреждениям своей системы.
Тем не менее количество документов, создаваемых и обрабатываемых аппаратом управления, не уменьшается. Имеют место случаи введения министерствами и ведомствами отчетности, показатели которой дублируют общегосударственную отчетность. В 1981 — 1982 гг. в народном хозяйстве пришлось отменить 2,5 тыс. форм лишней отчетности, содержащих 1,5 млн. показателей [269].
Настойчиво внедряются средства автоматизации в процесс управления и планирования. Начиная с восьмой пятилетки эта работа получает все более ускоренное развитие.
ЦК КПСС и Совет Министров СССР концентрируют внимание органов управления, научных сил на проблемах улучшения руководства разработкой средств механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда, организации работ по созданию и внедрению в народное хозяйство средств вычислительной техники и автоматизированных систем управления, применению экономико-математических методов и средств вычислительной техники, созданию автоматизированных систем управления технологическими процессами, агрегатами и производствами. Планомерное развитие и внедрение средств электронно-вычислительной техники существенно облегчает обработку информации, процесс управления и планирования.
В стране широко ведутся работы по созданию и внедрению автоматизированных систем управления. Они уже успешно действуют во многих отраслях народного хозяйства, в сфере планирования, снабжения, статистики и других. Благодаря АСУ и информационно-вычислительным центрам министерства, государственные комитеты и ведомства йолучают возможность освобождать работников аппарата от большого объема расчетов и так называемых «рутинных» работ, сосредоточивать их усилия на качественной стороне управления. Быстрее обрабатывается информация, лучше оцениваются варианты планов, решений, а также данные о ходе выполнения плановых заданий. Все это позволяет совершенствовать планирование, учет, а также оперативное управление производством, улучшать использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов.
Осуществляются меры по повышению эффективности сети автоматизированных систем управления и вычислительных центров коллективного пользования и постепенному объединению их. Создается единая общегосударственная система сбора и обработки информации для учета, планирования и управления. Стержнем ее явятся вычислительные центры коллективного пользования и банки данных, сосредоточивающие информацию для решения задач управления в масштабах народного хозяйства в целом, управления отраслями народного хозяйства, а также для управления комплексным экономическим и социальным развитием в отдельных республиках и регионах.
В одиннадцатой пятилетке решаются задачи по совершенствованию средств и систем сбора, передачи и обработки информации, по повышению качества и оперативности учета и статистики, улучшению учетной документации и отчетности во всех звеньях народного хозяйства на базе широкого использования возможностей электронно-вычислительной техники. Происходит активное вторжение новейших достижений науки и техники в сферу управления.