Административная функция.

Ни на одной из пяти предыдущих функций не лежит задача выработки общей программы работы предприятия, подбора его рабочего состава, координирования усилий, гармонизации действий.

Эти операции не составляют принадлежности технической функции, ни тем более функций коммерческой, финансовой, страховой или учетной. Они образуют особую функцию, которая обычно обозначается именем управления и свойства и границы которой— мы сказали бы — определяются довольно неудовлетворительно.

Предвидение, организация, координирование и контроль составляют в обычном понимании бесспорную область управления.

Так же ли бесспорно относится сюда и распорядительство? Нет, не обязательно: распорядительство можно было бы изучать и отдельно. Но я решил включить его сюда по следующим соображениям:

Подбор и формирование персонала, и создание социального организма предприятия, входящие в задачи управления, в высокой степени связаны с распорядительством.

Большинство принципов распорядительства являются принципами управления. Управление и распорядительство тесно сплетены между собой. Даже с простой целью облегчения исследования интересно было сгруппировать в одно эти два вида операций.

Эта группировка, сверх того, имеет ту выгоду, что создает очень важную функцию, достойную того, чтобы привлечь и сосредоточить на себе внимание общества по крайней мере в той же степени, как это имеет место в отношении технической функции.

Итак, я предлагаю следующее определение:

УПРАВЛЯТЬ — значит предвидеть, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать;

предвидеть, то есть учитывать грядущее и вырабатывать программу действия;

организовывать, то есть строить двойной — материальный и социальный — организм предприятия;

распоряжаться, то есть заставлять персонал надлежаще работать;

координировать, то есть связывать, объединять, гармонизировать все действия и все усилия;

контролировать, то есть заботиться о том, чтобы все совершалось согласно установленным правилам и отданным распоряжениям.

При таком понимании управление не является ни исключительной привилегией, ни лично присваиваемой обязанностью начальника или директоров предприятия; это функция, разделяемая между головой и членами социального тела, подобно другим существенным функциям.

Административная функция ясно отличается от пяти других существенных функций.

Важно не смешивать ее с правлением.

Править — значит вести предприятие к его цели, стремясь извлечь возможно большие выгоды из всех ресурсов, которыми оно располагает; значит обеспечить действие шести существенных функций.

Управление же является лишь одной из шести функций, действие которых должно быть обеспечено правлением.

Но в роли крупных директоров оно занимает такое значительное место, что иногда может казаться, будто роль эта исключительно административная (с.11-12).

«Общее и промышленное управление» А.Файоль//Управление это наука и искусство: А.Файоль, Г.Эмерсон, Ф.Тейлор, Г.Форд М. Изд-во Республика 1992- 351 с.

Хотя Файоль определенно разграничивает управление и административную деятельность, вкладывая в понятие «администрация» значительно более узкое содержание, он все же нередко нарушает введенное им самим разграничение, используя этот термин и в более широком смысле, т. е. включая в него все вышеуказанные шесть функций и тем самым отождествляя его с управ-

лением .

Проанализировав эти шесть операций, Файоль отмечает, что главной характеристикой работника является то, что относительная важность способностей решать технические задачи снижается, а важность организаторских способностей возрастает по мере того, как работник продвигаете вверх по организационной иерархии.

Файоль составил перечень качеств, которыми, по его мнению, должны обладать менеджеры:

здоровье и физическая бодрость;

ум и интеллектуальные способности;

моральные качества, такие как настойчивость, энергия, мужество в в принятии решения и ответственности, чувство долга;

хорошее образование;

управленческие способности: предвидение, умение разработать план действий, организационные навыки, искусство обращения с людьми, способность объединять и направлять усилия многих людей и умение их контролировать;

общую осведомленность во всех существенных функциях предприятия;

подлинную компетентность в той специфической деятельности, которая характеризует концерн.

Каждой группе операций, или существенной функции, соответствует специальная установка. Различаются установки: техническая, коммерческая, финансовая, административная и т. д.

Каждая из этих установок покоится на совокупности качеств и знаний, которые можно свести к следующим шести рубрикам:

Физические качества: здоровье, сила, ловкость.

Умственные качества: понятливость, легкое усвоение, рассудительность, сила и гибкость ума.

Нравственные качества: энергия, стойкость, сознание ответственности, инициатива, чувство долга, такт, чувство достоинства.

Общее развитие: запас различных понятий, не относящихся исключительно к области выполняемой функции.

Специальные знания: относящиеся исключительно к какой-либо одной функции — будь то технической, будь то коммерческой, будь то финансовой, будь то административной и т.

д.

Опыт: знания, вытекающие из практики; воспоминания об уроках, лично извлеченных из фактов.

Такова совокупность качеств, навыков и знаний, создающих какую-либо из существенных установок; эта совокупность охватывает физические, умственные и нравственные качества, общее развитие, опыт и определенные специальные знания, относящиеся к выполняемой функции.

Важность каждого из элементов, составляющих установку, находится в соответствии с природой и важностью функции.

В простейшем предприятии, где все функции выполняются одним лишь лицом, объем необходимых установок, очевидно, сужен.

В крупном же предприятии, где выполняются важные и разнообразные операции, персонал должен обладать многочисленными установками в высокой степени; но ввиду того, что функции распределены между большим числом агентов, каждый из агентов обычно обладает лишь небольшим числом установок совокупности (с.12-13).

Файоль разработал 14 принципов управления - «максим», поясняя, что применять их надо, приспосабливая к своим конкретным потребностям. Принципы управления - это основные правила, определяющие построение и функционирование системы управления; важнейшие требования, соблюдение которых обеспечивает эффективность управления.

Разделение труда. Использование классической концепции специализации труда обеспечивает повышение эффективности.

Полномочие и ответственность. Согласно Файолю, полномочия ответственность неотделимы друг от друга. Полномочия означают "право командовать и возможность заставить подчиняться. Ответственность представляет собой вознаграждение или наказание, сопровождающие использование этой власти. В последующие годы данный принцип был назван паритетом полномочий и ответственности; это указывает на то, что они всегда должны быть одинаковы.

Дисциплина. Сущностью дисциплины является "повиновение, усердие, энергичность, правильное отношение, проявление уважения в рамках соглашения между организацией и ее ра-ботниками".

Единоначалие.

У каждого работника должен быть один и только один начальник.

Единство управления. Единство управления не следует путать с единоначалием. Оно требует одного руководителя и единого плана для всех операций, преследующих одну и ту же цель.

Подчинение индивидуальных интересов общему благу. Цели организации должны преобладать над интересами отдельных лиц или групп работников.

Вознаграждение персонала. Файоль считает, что все работники должны получать вознаграждение за свой труд и что система платежей должна: а) обеспечивать справедливое вознаграждение; б) поощрять инициативу путем вознаграждения успешной работы, и в) вознаграждение не должно выходить за приемлемый предел.

Централизация. Файоль считает, что централизация полномочий является естественной тенденцией в организациях, так как обычно все основные решения принимают несколько человек, находящихся на верхнем уровне организационной структуры. Сама по себе централизация не является ни благом, ни злом. Однако она всегда присутствует в той или иной степени. Задача состоит в том, чтобы установить такую степень централизации, которая является наилучшей для организации.

Иерархия. Иерархия, или скалярная цепь . как она часто называется, представляет собой упорядоченность, или ранжирование, которое пронизывает организацию сверху вниз. Чтобы представить целостность иерархии и обеспечить единоначалие, коммуникации должны проходить по этому формальному каналу. Однако Файоль считает, что в крупной организации проблема бюрократизма и вытекающая из нее нецелесообразность всегда имеют длинный формальный путь. Например, на рис.1, при следовании по скалярной цепи работник Е должен подняться по иерархии до уровня А, а затем спуститься до уровня К, чтобы передать боковое сообщение.

А / \

е/ \к

Рис. 1. Принцип трапа по Файолю: 1 - сообщение

Чтобы справиться с этой проблемой, Файоль предложил принцип трапа. Работники, находящиеся на одном уровне иерархии, должны иметь возможность общаться непосредственно друг с другом при условии, что они имеют разрешение от своих начальников на это и что они впоследствии сообщают своим начальникам о своем согласии так поступать.

Таким путем никогда не нарушится целостность иерархии. Кроме того, Файоль заметил, что если руководитель А заставит руководителей В и Н использовать принцип трапа, а они сделают то же самое в отношении своих подчиненных С и J, то в организацию будет внесена значительно большая эффективность. Хотя было бы ошибкой покидать иерархическую цепь, еще большей ошибкой было бы следовать ей, когда такая процедура оказывается пагубной для предприятия.

Порядок. "Место для всего и все на своем месте" - так Файоль описывает принцип порядка.

Равенство. Равенство обеспечивается, когда дружественные отношения сопровождаются справедливостью.

Стабильность персонала. Способное работнику требуется определенное время для того, чтобы освоить свои обязанности выполнять их удовлетворительно. Таким образом, организации должны поощрять долговременную службу своих работников.

Инициатива. Файоль определил инициативу как способность разрабатывать и осуществлять план действий.

Честь мундира (корпоративный дух). Честь мундира, или моральное состояние зависит от гармонии и единства персонала организации.

В заключение заметим, что Файоль не стремился дать исчерпывающий перечень принципов. Он описал только те из них, которые использовал чаще всего. Но среди всех этих принципов Файоль выделяет наиболее важные, и прежде всего «единство командования» и «единство руководства». Это означает, что служащий должен получать приказы только от одного начальника, что для совокупности операций, преследующих одну и ту же цель, должны быть «один руководитель и одна программа... Это—необходимое условие единства действия, координации сил, сложения усилий. Тело с двумя головами в социальном мире, как и в животном,— чудовище. Ему тяжело жить» . «Двойное командование» может возникнуть, по его мнению, лишь вследствие не-

оправданного смешения функций и несовершенного разграничения их между подразделениями. Оно не только абсолютно излишне, но и крайне вредно. «Ни в одном из случаев не бывает приспособления социального организма к дуализму распорядительства» .

Файоль придает «штабной» работе совершенно исключительное значение, считая, что кроме оказания помощи управляющим в переписке и прочих текущих делах, осуществления связи и контроля «штабные специалисты» призваны заниматься разработкой планов и внесением усо-вершенствований во все сферы деятельности.

Но при этом сотрудники «штаба» должны быть освобождены от всякой ответственности за ведение дел, т. е. стоять в стороне от линейной системы управления. «Штаб» должен быть органом мышления, изучения, наблюдения, и главная функция его - подготовка под административным воздействием к будущему и выявление всех возможных усовершенствований.

Образно Файоль сравнивал роль простого исполнителя с функцией клеточки, а роль администрации - с нервной системой. Допуская возможность принятия решений и на нижних этажах власти. Однако степень ответственности должна при этом распределяться пропорционально важности данного звена в системе целого. Из всего этого и сложилась, но несколько позже, практика делегирования полномочий.

Файоль первый кто классифицировал изучение менеджмента по функциональным признакам. Он дал определение видов деятельности или функций руководителя: планирование, организация работы, управление, координация и контроль. Он считал, что им очень мало уделяют внимания в практике. Файоль выдвинул положение об универсальности управленческих функций, что все перечисленные им управленческие функции свойственны менеджерам, работающим в самых разных по профилю организациях. Президент корпорации, армейский генерал, президент университета и даже папа римский - все они планируют, организуют, координируют, руководят и контролируют, т.е. исполняют аналогичные функции. Не все согласны с данным положением, ссылаясь на различие управленческих задач, например в здравоохранении, на государственной службе и в бизнесе. В то же время можно без труда привести примеры того, как менеджеры в самых разнообразных областях своей практической деятельности добивались успеха.

Органом и инструментом административной функции служат лишь образования социального порядка. В то время как прочие функции оперируют материалом и машинами, админи-стративная функция воздействует только на персонал.

Здоровье и хорошее функционирование социального образования зависят от известного числа условий, которые почти безразлично обозначаются то именем принципов, то — законов или правил. Я предпочитаю термин принципы, не связывая, однако, с ним идеи суровой строгости. В административном начале нет ничего негибкого и абсолютного; все в нем вопрос меры. Почти никогда не приходится применять один и тот же принцип в тождественных условиях: надо учитывать различные и меняющиеся обстоятельства, различие и смену людей и много других переменных элементов.

Стало быть, принципы должны быть гибки и применимы при всяких запросах. Надо уметь ими оперировать. Это трудное искусство, требующее вдумчивости, опыта, решительности и чувства меры.

Чувство меры — производное такта и опыта — одно из важнейших качеств администратора.

Число принципов управления неограниченно. Всякое правило, всякое административное средство, укрепляющее социальное образование или облегчающее его отправления, занимает свое место среди принципов, во всяком случае, на все то время, пока опыт утверждает его в этом высоком звании. Изменение положения вещей может повлечь за собой изменение правил, вызванных к жизни этим положением.

Я подвергну дальше обзору некоторые из принципов управления, которые мне чаще всего приходилось применять, а именно:

Разделение труда.

Власть.

Дисциплина.

Единство распорядительства (командования).

Единство руководства.

Подчинение частных интересов общему.

Вознаграждение.

Централизация.

Иерархия.

Порядок.

Справедливость.