ОРГАНИЗАЦИЯ РАЗРАБОТКИ РАБОЧЕГО ПРОЕКТА

Рабочее проектирование заключается в разработке материалов, обеспечивающих эксплуатацию автоматизированной системы обработки информации.

Рабочий проект — это техническая документация, утвержденная в установленном порядке, содержащая уточненные данные и детализированные общесистемные проектные решения, программы и инструкции по решению задач, а также уточненную оценку экономической эффективности автоматизированной системы управления и уточненный перечень мероприятий по подготовке объекта к внедрению.

Рабочий проект разрабатывается на основе технического проекта, утвержденного заказчиком.

На этапе рабочего проектирования заказчик должен закончить работы по подготовке объекта к внедрению системы, подготовить помещения для установки компьютеров, организовать учебу работников всех звеньев организационной структуры, разместить заказы на изготовление нестандартного оборудования.

Разработчиками на этом этапе создания системы уточняется сетевой график выполнения рабочего проекта, проводятся экспериментальные исследования для изыскания путей реализации принятых проектных решений, обосновываются дополнительные проектные решения, разрабатывается технологический процесс сбора и обработки информации, составляется рабочая документация, уточняются расчеты экономической эффективности системы.

В состав рабочей документации проекта входят документы:

1. Пояснительная записка.
2. Функциональная и организационная структура.
3. Должностные инструкции.
4. Инструкция по заполнению входных оперативных документов.
5. Инструкция по использованию выходных документов.
6. Инструкция по организации и ведению нормативно-справочной информации.
7. Инструкция по организации хранения информации в архиве.
8. Инструкция по подготовке информации к вводу в ПК.
9. Расчет экономической эффективности системы.
10. Мероприятия по подготовке объекта к внедрению.
11. Ведомость документов.

Экономико-организационная часть рабочего проекта содержит уточненный перечень задач, решаемых каждой подсистемой, с указанием периодичности и сроков их решения; инструкции каждому должностному лицу с описанием действий при нормальном режиме функционирования системы и при его нарушениях; порядок и правила использования входных документов и маршруты их движения.

Расчет экономической эффективности проводится на основе уточненных сметно-финансовых расчетов на создание системы. Мероприятия по подготовке объекта и внедрению системы включают общий перечень работ, наименование подразделений и ответственных исполнителей, срок исполнения и формы завершения отдельных этапов.

Информационная часть рабочего проекта включает материалы с перечнем показателей, используемых в задачах различных подсистем; описание порядка формирования массивов информации; описание методов внесения изменений в информацию и методов организации контроля информации; перечень показателей, выдаваемых по запросу аппарата управления.

Кроме того, приводятся альбомы документов и рабочие инструкции: по формированию исходных данных для решения задач, по организации массивов информации, внесению в них изменений, по хранению и обновлению информации.

Математическая часть рабочего проекта содержит уточнение в составе экономико-математических моделей; описание методов, алгоритмы и программы решения задач; описание методов организации массивов информации; выбранную систему программирования; используемую операционную систему; библиотеку стандартных программ и инструкции для их использования; эталоны программ для решения задач и для работы с НСИ.

Техническая часть рабочего проекта предусматривает определение технических средств (тип ЭВМ, периферийные устройства, средства связи и передачи данных); описание технологического процесса обработки данных; расчет и составление графика загрузки комплекса технических средств; описание режима функционирования комплекса технических средств.

Проектная документация, включая техническое задание, технические и рабочие проекты, оформляется в соответствии с требованиями Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

Рабочий проект служит основой для внедрения системы. Внедрение системы представляет собой процесс, включающий подготовку объекта, опытную эксплуатацию и приемку ЭИС в промышленную эксплуатацию.

Внедрение системы — это процесс постепенного перехода от существующей системы учета и анализа к новой, предусмотренной документацией рабочего проекта на всю систему. Внедрение отдельных задач и подсистем может проводиться параллельно с разработкой рабочего проекта на всю систему.

Основными этапами внедрения системы являются:

• подготовка объекта к внедрению системы;
• сдача задач и подсистем в опытную эксплуатацию;
• проведение опытной эксплуатации;
• сдача задач, подсистем, системы в целом в промышленную эксплуатацию.

Опытная эксплуатация ЭИС заключается в проверке алгоритмов, программ и звеньев технологического процесса обработки данных в реальных условиях. Она проводится для окончательной отладки программ и отработки технологического процесса решения задач; проверки подготовленности информационной базы; отработки взаимосвязи задач системы; приобретения навыков работы персоналом предприятия.

Сдача задач в опытную эксплуатацию осуществляется после представления рабочей документации заказчику и оформляется актом.

Началу опытной эксплуатации должно предшествовать издание приказа, определяющего степень участия и ответственность заказчика и разработчика, а также сроки ее проведения.

Опытная эксплуатация задач проводится на основе реальной информации о производственно-финансовой деятельности предприятия в установленном режиме функционирования с дублированием работ персонала объекта. На данном этапе разработчик проводит обучение персонала работе на компьютере по конкретным программам.

Срок проведения опытной эксплуатации устанавливается в каждом конкретном случае.

После окончания опытной эксплуатации задач составляется протокол о ходе и результатах опытной эксплуатации. Сдача задач в промышленную эксплуатацию оформляется актом, подписываемым заказчиком и разработчиком.

Опытная эксплуатация подсистем проводится в целях комплексной проверки всех ее элементов, подготовленности информационной базы, отладки технологического процесса сбора и обработки информации, обучения персонала работе в условиях функционирования подсистемы.

Опытную эксплуатацию подсистемы следует осуществлять на основе полного объема реальной информации в установленном режиме функционирования с необходимым дублированием работ.

Сдача подсистемы в промышленную эксплуатацию проводится после сдачи в промышленную эксплуатацию задач пускового комплекса данной подсистемы.

Опытная эксплуатация всей информационной системы проводится в целях комплексной проверки функционирования ее задач, проверки подготовленности обеспечивающей части системы к функционированию, окончательной отладки технологического процесса сбора и обработки информации.

Опытная эксплуатация системы должна осуществляться на основе необходимого объема информации о деятельности объекта в установленном режиме функционирования.

После окончания опытной эксплуатации системы составляется отчет о внедрении. При положительных результатах опытной эксплуатации система сдается в промышленную эксплуатацию.

Промышленная эксплуатация ЭИС. В ходе промышленной эксплуатации ЭИС проводится анализ функционирования системы. Целями анализа функционирования системы являются проверка эффективности реализованных проектных решений в условиях ее промышленной эксплуатации, выработка рекомендаций по дальнейшему развитию системы и формирование типовых решений.

Анализ функционирования системы предусматривает проверку:

• функционирования технических средств;
• функционирования задач и подсистем в условиях автоматизированной обработки;
• действий персонала в условиях функционирования системы.

Результаты анализа используются для оценки качества системы и ее реальной экономической эффективности.

Работы по анализу функционирования системы проводятся разработчиком в порядке авторского надзора на основе договора с заказчиком после некоторого периода эксплуатации ЭИС

(не менее 6 месяцев). Проведение авторского надзора осуществляется за счет средств, выделенных на создание системы.

Программа работ по проведению анализа составляется разработчиком и согласовывается с заказчиком.

Результаты обработки данных по каждому исследованному элементу ЭИС (или групп однотипный элементов) протоколируются разработчиком с участием представителей заказчика. На основе оформленных протоколов разработчик после завершения всех работ, предусмотренных программой, составляет отчет по анализу функционирования ЭИС.

Сдача заказчику отчета по анализу функционирования системы является завершающим этапом работы разработчика.

В процессе анализа функционирования задач, подсистем и действий персонала в условиях внедрения ЭИС проводятся работы, аналогичные обследованию объекта по параметрам каждой функции подсистем ЭИС, с учетом применяемого комплекса технических средств и следующих факторов:

• своевременности поступления куправлснческому персоналу необходимой информации;
• повышения достоверности информации;
• улучшения технико-экономических показателей работы предприятия.

Качество функционирования отдельных задач и подсистем оценивается по показателям достоверности и своевременности информации, повышения качества соответствующих управленческих решений.

По результатам анализа функционирования системы разрабатываются предложения для дальнейшего развития ЭИС.

Внедрение информационных технологий сопряжено с капитальными вложениями как на приобретение техники, так и на разработку проектов, выполнение подготовительных работ и подготовку кадров.

Под эффективностью автоматизированного преобразования экономической информации понимают целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработке данных. Различают расчетную и фактическую эффективность. Первую (расчетную) определяют на стадии проектирования автоматизации информацион- нык работ, т.е. разработки технорабочего проекта; вторую (фактическую) — по результатам внедрения технорабочего проекта.

Обобщенным критерием экономической эффективности является минимум затрат живого и овеществленного труда. При этом установлено, что чем больше участков управленческих работ автоматизировано, тем эффективнее используется техническое и программное обеспечение.

Экономический эффект от внедрения вычислительной и организационной техники подразделяют на прямой и косвенный.

Под прямой экономической эффективностью ИТ понимают экономию материально-трудовых ресурсов и денежный средств, полученную в результате сокращения численности управленческого персонала, фонда заработной платы, расхода основных и вспомогательных материалов вследствие автоматизации конкретных видов планово-учетных и аналитических работ.

Не исключено, что внедрение ИТ на первом этапе не приведет к уменьшению числа работников планово-учетнык служб. В этом случае учшывают косвенную эффективность, проявляющуюся в конечных результатах хозяйственной деятельности предприятия. Ее локальными критериями могут быть: сокращение сроков составления сводок, повышение качества планово-учетных и аналитических работ, сокращение документооборота, повышение культуры и производительности труда и т.д. Основным же показателем является повышение качества управления, которое, как и при прямой экономической эффективности, ведет к экономии живого и овеществленного труда. Оба вида рассмотренной экономической эффективности взаимоувязаны.

Экономическую эффективность определяют с помощью трудовых и стоимостных показателей. Основным при расчетах является метод сопоставления данных базисного и отчетного периодов. В качестве базисного периода при переводе отдельных работ на автоматизацию принимают затраты на обработку информации до внедрения ИТ (при ручной обработке), а при совершенствовании действующей системы автоматизации экономических работ — затраты на обработку информации при достигнутом уровне автоматизации. При этом пользуются абсолютными и относительными показателями.

Например, на ручную обработку сельскохозяйственных счетов-фактур следует затратить 100 чел./ч (То), а при использовании ИТ — 5 чел./ч (Гі).

Абсолютный показатель экономической эффективности Тж составляет:

Тэк =Tq - Т\ = 100 - 5 = 95 чел./ч.

Относительный индекс производительности труда

Jп.т - 0,05.

Это значит, что для обработки счетов-фактур при автоматизации требуется по сравнению с ручной обработкой только 5% времени. Используя индекс производительности труда /п т, можно определить относительный показатель экономии трудовых затрат. При обработке счетов-фактур в результате применения ИТ экономия составит 95%.

Наряду с трудовыми показателями необходимо рассчитывать и стоимостные показатели, т.е. определять затраты на обработку информации при базисном (С)) и отчетном (Со) вариантах в денежном выражении.

Абсолютный показатель стоимости Сэк определяется отношением:

Сж = С\- Cq.

Индекс стоимости затрат рассчитывается по формуле

Срок окупаемо! т _              +              ПоЖэф              ливается              по              формуле:

ОК              р              1

где Зо — затраты на техническое обеспечение;

По — затраты на программное обеспечение;

Аэф — коэффициент эффективности.

Технологические стадии разработки автоматизированных экономических информационных систем, регламентируемые стандартами как у нас в стране, так и за рубежом, приведены в приложении.