10.0. КАЧЕСТВЕННАЯ ПОТРЕБНОСТЬ В ПЕРСОНАЛЕ

Под качественной потребностью в персонале подразумевается соответствие различных характеристик работников (категория, профессия, специальность, уровень квалификации и т.д.) требованиям конкретных рабочих мест в организации.

Для трудовых процессов рабочих на основании этого анализа, а также на основании профессионально-квалификационного деления работ, зафиксированных в производственно-технологической документации на рабочий процесс, разрабатывается перечень производственных операций и их сложность, затем рассчитываются средние разряды работ по профессиям и специальностям в цехах, на участках и рабочих местах. Средний разряд рабочих, которых необходимо привлечь в организацию, должен совпадать со средним разрядом работ. Однако допускается незначительное превышение среднего разряда работ, поскольку в этом случае создаются условия для роста квалификации рабочих.

Что касается трудовых процессов служащих, то в основу определения качественной потребности лежат требования к должностям и рабочим местам, закрепленные в соответствующих документах, штатное расписание организации и ее подразделений, где фиксируется состав должностей, а также документация, регламентирующая различные организационно-управленческие процессы с выделением требований по профессионально-квалификационному составу исполнителей. Необходимым условием разработки этих требований и документов является формирование общей организационной структуры, а также организационных структур подразделений (о проблемах формирования оргструктуры — см. гл. 7).

Таким образом, основой формирования качественной потребности в персонале различных категорий является определение требований, т.е. подробное описание производственных систем, а также анализ и количественная оценка различных сторон трудовой деятельности человека.

Сами требования, связанные с различными производственными заданиями, могут различаться по видам, величине, продолжительности и т.д.

Различают суммарный и аналитический подходы к определению требований.

При суммарном подходе требования производственной системы (рабочего места) к человеку учитываются в целом. Например, для рабочих мест разрабатываются каталоги расположенных в определенной последовательности заданий (обычно в порядке убывания их сложности). Другой разновидностью суммарного подхода к определению требований является тарификация рабочих и работ, при которой требования оцениваемой производственной системы соотносятся с соответствующей группой работников (например токарей 5-го разряда).

Аналитический подход при определении требований состоит в детализации требований производственной системы к человеку раздельно по нескольким видам требований, например знания, мастерство, ответственность, умственная и мышечная нагрузка, факторы окружающей среды и т.д. При определении и конкретизации требований к работнику обычно соблюдается следующая последовательность действий:

1) анализ и описание работ;

2) разработка должностных инструкций;

3) разработка личностных спецификаций и операционализация параметров требований к работникам.

Существует определенная специфика определения требований к различным категориям персонала.

Для рабочих профессий в большинстве случаев должностные инструкции и профессиограммы не составляются, а требования разрабатываются на основе Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС). Конкретизация требований применительно к условиям определенного производства на базе аналитического подхода осуществляется обычно лишь в специальных случаях (при разработке норм, рационализации трудовых процессов и Т.Д.).

В отношении служащих при определении требований применяются оба подхода.

При анализе и описании работ (первый шаг конкретизации требований к работнику) целесообразно опираться на такие нормативные документы, как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденный Госстандартом России и введенный в действие с 01.01.1996 г., а также Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, утвержденные Минтрудом России.

Анализ работы — это определение наиболее существенных ее характеристик с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работником или работой. Основными методами сбора информации при анализе работы являются наблюдение, собеседование (интервью), анкетирование, совещание экспертов, использование стандартных справочников о работе, возможно также получение необходимой информации путем выполнения требуемой работы самим аналитиком.

Как правило, при анализе работы и ее последующем описании составляют контрольный список вопросов, включающий название работы, организационные данные, цели и задачи работы, основное содержание работы. Содержание работы конкретизируется в заданиях, каждое из которых является составной частью определенной рабочей системы. Эти системы, помимо производственного задания включают в себя: предметы труда, информационные потоки, средства труда, работника, производственный процесс, окружающую среду и результаты труда.

Определенного стандарта для анализа и описания работы нет, поскольку они существенно зависят от производственного подразделения, типа производства, должны учитывать пространственную и временную структуры и т.д., но обычно анализ и описание работы включают в себя следующие типовые разделы:

• идентификация рабочего места, т.е. точное наименование должности;

• служебные взаимоотношения и полномочия (кому подчиняется работник);

• изложение общей цели и сущности работы: какие функции сотрудник, занимая эту должность, обязан выполнять;

• ответственность, показатели ответственности (за кого или что непосредственно отвечает работник: за работу подчиненных, за результаты собственной работы, за безопасность других лиц, за оборудование, материалы, инструмент, за финансовые результаты и т.д.);

• условия работы и рабочая среда: физические условия и окружающая среда, социальные условия и рабочий коллектив, экономические условия;

• рабочие взаимоотношения, т.е. наиболее значимые контакты данной должности (рабочего места) с другими как внутри организации, так и вне ее (взаимоотношения с вышестоящими работниками, коллегами, работниками других отделов, общественностью, клиентами, подчиненными);

• проверка выполнения работы (проверка работы исполнителем, проверка работы руководителем).

Основным является раздел, в котором подробно описываются функции работника. В качестве примера приведем описание должностных обязанностей начальника вспомогательного отдела (кадров, спецотдела и др.) (вставка 10.1)

Должностные обязанности начальника вспомогательного отдела

Возглавляет работу отдела. Обеспечивает выполнение работ, способствует успешной работе основных подразделений организации. Разрабатывает необходимую документацию, предложения, рекомендации, инструкции и т.п. Обеспечивает рациональное использование материальных, финансовых и технических средств. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну. Обеспечивает рациональное распределение нагрузки между работниками отдела. Создает условия для роста и повышения квалификации персонала. Контролирует соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, состояние производственной и трудовой дисциплины. Вносит предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. Обеспечивает составление установленной отчетности.

Источник: Тарифно-квалификационные характеристики по должностям служащих. — M.: ИНФРА-М, 1998. — С. 34. ^{[227] [228]}

1.4.2.

Указания этих работников Вы выполняете только в том случае, если они не противоречат указаниям Вашего непосредственного руководителя.

1.5. Эта должность дает распоряжения и методические указания

1.6. Исполнителя этой должности замещает {наименование

должности)..._____________________________

1.7. Исполнитель этой должности замещает (наименование

должности)..._______________________

1.8. Закрепление в должности

Работа на данной должности требует от работника следующей квалификации:

Признаки закрепления в должности

1.0. 1. Образование...

1.8.2. Специальность...

1.6.3. Минимальный рабочий стаж по специальности...

2. Цели

руководство предприятия (организации) для описываемой должности выдвинуло следующие цели:

2.1.

2.2.

3. Функции

NeNs

п/пПеречень Периодичность и срок выполнения

1. ...

2. ...

4. Информация

4.1. Для достижения общих целей вашей организации и для эффективности исполнения обязанностей Вы сотрудничаете с другими работниками подразделений предприятия и регулярно обмениваетесь следующей информацией:

Получаете-.

Содержание информации...

Форма...

Срок и периодичность получения...

Передаете.

Содержание информации...

Форма...

Срок и периодичность передачи... с ... отделом с_... цехом и т.д.

4.2. Для выполнения своих обязанностей Вы регулярно обмениваетесь информацией с промышленными предприятиями и другими организациями:

Получаете:

Содержание информации...

Форма...

Срок и периодичность получения ...

Передаете:

Содержание информации...

Форма...

Срок и периодичность передачи...

4.3. Для лучшей организации своей повседневной работы Вы ведете следующие журналы, карточки, контрольные карты и т.д.: Содержание и цель информации...

Форма...

Периодичность составления информации..._____________________

5. Права

Для выполнения Ваших обязанностей Вам предоставлены следующие права:

5.1. Относительно своих подчиненных давать распоряжения и контролировать их исполнение.

Подчиненные — (указать должность)... По вопросам ...

5.1.1.

5.1.2.

5.1.3.

5.2. Самостоятельно решать следующие вопросы:

5.2.1.

5.2.2.

5.2.3.

5.3. Вы являетесь представителем предприятия и ведете пере

писку по следующим вопросам (для начальников служб и подразделений) _...

6. Ответственность

На данной должности Вы несете ответственность за задержку и слабую работу в направлении поставленных целей и за неполное использование предоставленных Вам прав ...________________________

6.1. Вашу работу непосредственный руководитель оценивает на основе следующих показателей:

6.1.1.

6.1.2.

7. Дополнения и изменения

Какой пункт в должностной инструкции изменяется...

Новая редакция...

Дата изменения...

Кто утвердил изменение редакции...

Должностную инструкцию составил (подпись)...

Дата

Разработка должностных инструкций для всех должностных позиций организации позволяет: а) сбалансировать основные функции, права и ответственность по каждой должности; б) обеспечить повышение эффективности управленческих работ за счет более совершенной технологии процесса управления путем рационализации порядка выполнения и взаимосвязи отдельных процедур и операций; в) устранить дублирование отдельных функций управления; г) упорядочить информационные потоки в организации.

Весьма полезным инструментом при разработке должностных инструкций является классификатор функциональных обязанностей в организации. Он составляется на основе описания основных направлений и видов деятельности организации (например, в банке: операции с недвижимостью, коммерческий кредит, потребительский кредит, операции с ценными бумагами, управление человеческими ресурсами, администрирование и т.д.). Каждое из направлений затем подробно описывается (например, управление человеческими ресурсами детализируется как взаимодействие в процессе определения целей организации, решение проблем комплектования штата, обучения и оплаты на всех уровнях организации и т.д.).

В дополнение к должностным инструкциям часто разрабатываются квалификационные карты — набор квалификационных характеристик (общее образование, специальное образование, специальные навыки — знание иностранного языка, владение компьютером, управление грузовым автомобилем и т.д.), которыми должен обладать «идеальный» сотрудник, занимающий эту должность. Квалификационные карты позволяют облегчить процесс отбора кандидатов на определенные должности.

Однако ни должностные инструкции, ни квалификационные карты не содержат требуемых личностных характеристик работников. Поэтому в этих целях в качестве третьего шага при определении и конкретизации требований к работнику, как уже указывалось, по каждой должности разрабатываются личностные спецификации и осуществляется операционализация параметров требований к работникам.

Личностная спецификация — это по сути дела портрет «идеального» сотрудника, состоящий из набора персональных характеристик, которыми должен обладать человек для выполнения должностных обязанностей. Она является важным инструментом для составления сообщения о вакансии, формирования списка кандидатов и, в конечном счете, для выбора успешного претендента. В ней устанавливаются качества, требуемые от человека, в наилучшей степени соответствующего вакансии. Эти качества должны быть строго увязаны с выполняемой работой и охватывать такие сферы, как знания, уровень квалификации, опыт, коммуникабельность и т.д.

В соответствии с методикой Алека Роджера существует два подхода к написанию личностной спецификации: текстовой, с выделением так называемых заголовков 7 пунктов плана и представление того же материала в форме таблицы (табл. 10.1).

В таблице выделены три категории качеств для оценки конкурентоспособности работника:

• основные, без наличия которых работа не может осуществляться на удовлетворительном уровне;

• желаемые — преимущество должно отдаваться кандидатам, обладающим ими, при условии наличия других главных качеств;

• противопоказания — качества, автоматически исключающие кандидатов, даже если они подходят по другим параметрам.

Таблица 10.1

Разработка личностной спецификации на основе системы А. Роджера

В США широко используется система градаций из пяти пунктов Манро Фрейзера:

1) воздействие на других людей — физические данные, внешность, речь и манера поведения;

2) накопленная квалификация — образование, профессиональное обучение, подготовка, опыт работы;

3) природные способности — природные быстрота понимания и способность к учению;

4) движущая сила (мотивация) — поставленные перед собой цели, решимость и последовательность в преследовании своих целей, успех в их достижении;

5) адаптация — эмоциональная устойчивость, способность противостоять стрессам и коммуникабельность.

В специальной памятке, разработанной для менеджеров, ответственных за привлечение персонала в Университете Глазго (Великобритания), приводятся следующие рекомендации для разработки личностной спецификации^[229]:

• исследуйте обязанности для соответствующей позиции;

• идентифицируйте ключевые навыки для позиции;

• идентифицируйте любые дополнительные требования, которые были бы желательны;

• уровень квалификации или продолжительность и тип требуемого опыта должны быть ограничены тем, что является действительно необходимым для эффективного выполнения работы;

• если вы решили, что какой-то специфический критерий является существенным, никто не может принять кандидата, который не соответствует этому критерию.

Важнейшим моментом разработки личностной спецификации является операционализация описываемых характеристик деятельности — точное определение и конкретизация целей или иных параметров деятельности работника в качественном, количественном и временном отношениях, позволяющие перенести их в сферу практических действий и затем оценить степень их выполнения.

При операционализации требований необходимые знания и навыки детализируются по таким, к примеру, разделам, как коммуникативные, специальные технические, экономические и маркетинговые, обработка информации, ведение основных операций и т.д. Каждый из разделов также детализируется. Например, коммуникативные знания и навыки работников кадровой службы подразделяются на: знания методов интервьюирования, индивидуального профессионального консультирования и собеседований, ведения переговоров, обучения и мотивации, иностранного языка, приемов составления инструктивных материалов и речей и т.д.

«Эталонные» уровни необходимых качеств разрабатываются исходя из характеристик уже работающих и хорошо проявивших себя сотрудников, а также на основании заключений экспертов.

Важным моментом при составлении личностной спецификации является определение оптимального количества требований к работнику. В каждом случае их состав может изменяться в зависимости от особенностей производства, должности и т.д.

В качестве примера рассмотрим личностную спецификацию должности начальника отдела, разработанную в компании «Люфтганза»^[230] (вставка 10.3).

ВСТАВКА 10.3

Пример личностной спецификации

Мышление и действия в ходе самостоятельной работы

Стиль руководства и социальная направленность

На основе личностных спецификаций могут разрабатываться профили требований — графическое представление величины (степени проявления) операционалиэированных параметров^[231].

В практике определения требований к работнику в разрезе профессий все большее распространение получает профессиографиро- вание (табл. 10.2).

Составленное на основе указанной последовательности шагов детальное описание требований к работникам помогает существенно повысить эффективность всех видов кадровой работы, и в первую очередь осуществить качественный отбор персонала (подробнее — см. п. 10.3).

Структура профессиограммы