7.2. Получение и отправка изделий с грифом «Коммерческая тайна»
Если частота получения (отправки) изделий небольшая, а круг подразде-лений-получателей (отправителей) невелик и стабилен, то функции получения (отправки) грифованных изделий могут быть поручены этим структурным подразделениям предприятия.
В противном случае на предприятии необходимо создать специальную группу для обеспечения централизованного получения (отправки) изделий с грифом «Коммерческая тайна», наделив ее необходимыми полномочиями и соответствующим образом оборудованным помещением для хранения грифованных изделий (центральный склад изделий с грифом «Коммерческая тайна»).
Однако, многолетняя практика обращения с изделиями, являющимися носителями охраняемой информации, показала, что ТОЛЬКО ПРИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОМ ПОЛУЧЕНИИ (ОТПРАВКЕ) изделий можно обеспечить их
надлежащий учет и избежать ошибок, способствующих утрате или хищению изделий, а также утечке охраняемой информации.
Исходя из этого, при получении или отправке изделий с грифом «Коммерческая тайна» рекомендуется применять процедуры, изложенные ниже.
От внешних организаций грифованные изделия поступают на Центральный склад.
Приемка грифованных изделий производится по сопроводительной накладной с обязательной проверкой целостности пломб и упаковок, количество которых указано в сопроводительной документации.
Полученное изделие регистрируется в учетном журнале спецгруппы.
По получении изделия с грифом «Коммерческая тайна» и сопроводительной документации, сотрудник спецгруппы уведомляет об этом подразделение- получатель, которое обязано в установленные сроки оформить акт передачи и получить изделие, сделав соответствующую запись в учетном журнале спецгруппы.Вскрытие и проверка изделия в подразделении-получателе производится в присутствии уполномоченного.
В случае несоответствия содержимого упаковки, в которой находится грифованное изделие, данным сопроводительной документации или обнаружения брака составляется акт и делается представление организации-поставщику.
Предназначенные к отправке в другие организации изделия упаковываются подразделением-отправителем при наличии паспорта (формуляра) и упаковочной ведомости на данные изделия и передаются в спецгруппу для отправки.
Отправка грифованных изделий во внешние организации производится спецгруппой на основании «Поручения», подписанного директором предприятия и согласованного с Главным бухгалтером. «Поручение» оформляется под-разделением-отправителем.
Отправка и вывоз изделий с грифом «Коммерческая тайна» производит-ся ТОЛЬКО по пропускам спецгруппы.
Внимательно изучив предлагаемый механизм получения и отправки изделий с грифом «Коммерческая тайна», можно отметить, что централизованное оформление процедур получения и отправки грифованных изделий может обеспечить требующийся учет этих изделий и надлежащий контроль за их перемещением.
По-видимому, могут быть предложены и другие варианты, зависящие от конкретных особенностей предприятия.
Но во всех случаях должно соблюдаться ГЛАВНОЕ УСЛОВИЕ: лицо (лица), осуществляющее учет и отправку грифованных изделий, должно быть официально назначено приказом по предприятию.