5.5. Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна»

В ходе проверок устанавливается соответствие наличия документов учетных данных, правильность ведения учетов, проверяется порядок обращения с документами, рассматриваются вопросы снятия грифа «Коммерческая тайна».

Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в комис-сию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом «Коммерческая тайна».

Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров.

Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с грифом «Коммерческая тайна».

Квартальная проверка наличия проводится в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала.

В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполнении, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также документы, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.

Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за проверяемым года.

В годовую проверку проверяется наличие всех зарегистрированных документов с грифом «Коммерческая тайна», а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.

Проверки наличия документов проводятся также при смене руководителя подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.

Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.