5.5. Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна»

Периодические проверки наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» являются важным фактором, обеспечивающим их физическую сохранность.
В ходе проверок устанавливается соответствие наличия документов учетных данных, правильность ведения учетов, проверяется порядок обращения с документами, рассматриваются вопросы снятия грифа «Коммерческая тайна».
Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в комис-сию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом «Коммерческая тайна».
Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся россыпью, проверяются полистно. В ходе проверок устанавливается соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и журналов, наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов.
Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с грифом «Коммерческая тайна».
Квартальная проверка наличия проводится в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала.
В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполнении, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также документы, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.
Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за проверяемым года.
В годовую проверку проверяется наличие всех зарегистрированных документов с грифом «Коммерческая тайна», а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.
Проверки наличия документов проводятся также при смене руководителя подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.
Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.
<< | >>
Источник: О.Б. Макаревич, И.K. Бабенко, А.К. Шилов, А.В. Коваленко. Методическое пособие «Основы защищенного делопроизводства» по курсу «Технология защищенного документооборота». Таганрог: Изд-во ТРТУ,2000. 79 с.. 2000

Еще по теме 5.5. Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна»:

  1. 7.4. Проверка наличия (инвентаризация) изделий с грифом «Коммерческая тайна»
  2. 5.2. Учет документов с грифом «Коммерческая тайна»
  3. 5. 3. Отправка документов с грифом «Коммерческая тайна»
  4. 5.6. Порядок хранения и обращения с документами с грифом «Коммерческая тайна»
  5. 5. ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ НА ПРЕДПРИЯТИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА».
  6. 6.1.4. Рассылка документов с грифом «Коммерческая тайна» в другие предприятия передача между подразделениями предприятия
  7. 5.4. Уничтожение документов с грифом «Комическая тайна»
  8. 5.1. Размещение подразделений по ведению делопроизводства с грифом «Коммерческая тайна»
  9. 7.1. Учет изделий с грифом «Коммерческая тайна»
  10. 7.3. Транспортировка изделий с грифом «Коммерческая тайна»
  11. 7.2. Получение и отправка изделий с грифом «Коммерческая тайна»
  12. 7. ПОРЯДОК УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И ОБРАЩЕНИЯ ИЗДЕЛИЙ С ГРИФОМ «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА» НА ПРЕДПРИЯТИИ
  13. 7.5. Требования к помещениям, предназначенным для разработки, изготовления или хранения изделий с грифом «Коммерческая тайна»
  14. 4.2. Снятие грифа «Коммерческая тайна» с документов и изделий
  15. 4.1. Установление грифа «Коммерческая тайна» документам и изделиям
  16. Чем отличается коммерческая тайна от государственной?
  17. Коммерческая тайна
  18.   § 3. Сопутствующие обстоятельства Коммерческая тайна
  19. 4. ПОРЯДОК УСТАНОВЛЕНИЯ И СНЯТИЯ ГРИФА «КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА» НА ПРИЕДПРИЯТИИ