ГЛУБИНА ДЕТАЛИЗАЦИИ УЧЕТА В ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТАХ
Анализ учетных данных в полном объеме можно провести лишь в том случае, если программа имеет:
- многоуровневый бухгалтерский учет, т.е. разбиение группы аналитических признаков на подгруппы;
- многомерный бухгалтерский учет, анализ счета (группы счетов) по нескольким независимым признакам. Многие разработчики бухгалтерских программ указывают на большое количество уровней, умалчивая о том, что все уровни относятся к одному измерению, в результате чего у пользователя складывается ложное мнение, что программа очень мощная и все может;
- возможность привязать один аналитический признак к разным счетам;
- отчеты по группе счетов с общими аналитическими признаками;
- отчеты по одному аналитическому признаку по всем счетам;
- дополнительные реквизиты к аналитическим признакам (паспортные данные, банковские реквизиты, норма амортизации и т.д.).
Развитая интегрированная система должна обеспечивать ввод, обработку и хранение данных с получением выходных документов по каждому участку учета с той степенью детализации, которая необходима конкретному пользователю. В несложных программах аналитика поддерживается, как правило, сквозной, но с жестко заданной и ограниченной структурой. В специализированных функциональных программах особенности конкретных участков учета отражаются обычно с большей глубиной аналитики. Однако в комплексных системах часто недостает согласованности между аналитическими данными различных АРМ.
Отсутствие общепринятой классификации аналитических показателей приводит к их различным толкованиям. Разработчики бухгалтерских систем и пользователи понимают и интерпретируют аналитический учет по-разному. Некоторые разработчики декларируют неограниченное количество уровней, хотя подразумевается всего лишь иерархическая структура одного из показателей.
При внимательном рассмотрении таких программ оказывается невозможным организовать учет материальных ценностей на нескольких складах или в разрезе нескольких материально ответственных лиц и т.п.Рассмотрим общие принципы работы с аналитическим учетом в бухгалтерских программах. Начинающие бухгалтеры, особенно на малых предприятиях, часто не пользуются аналитическим учетом, довольствуясь только синтетическим. Чем крупнее бухгалтерия, тем больше необходимо знать о производстве, тем более серьезные требования предъявляются к аналитическому учету. Многие предприятия ведут аналитический учет по основным средствам, нематериальным активам, материалам, видам затрат, поставщикам и покупателям, товарам, подотчетным лицам и др.
Часто нужен многоуровневый бухгалтерский учет, когда первичные аналитические признаки объединяются в подгруппы, затем в группы и т.д. Бухгалтерские программы должны позволять вести аналитический учет по нескольким уровням, формировать развернутые отчеты по самому последнему уровню с промежуточными итогами по более верхним уровням, сводные отчеты по какому-либо уровню, отчеты по какой-либо группе аналитических признаков и т.д.
Некоторые разработчики объявляют субсчета к основному счету как дополнительный уровень разбивки, что некорректно, так как по субсчетам, как правило, нельзя строить такие же под-
робные и удобные отчеты, как по независимым аналитическим признакам. Кроме того, аналитический признак может относиться к разным счетам, а субсчет — нет. По аналитическим признакам можно строить отчет по группе счетов, а по субсчету, естественно, нельзя. К аналитическому признаку можно добавить дополнительные признаки, а к субсчету пока нет.
Ведение многомерного аналитического учета позволяет анализировать счет (или группу счетов) по нескольким независимым аналитическим признакам (например, по поставщикам и товарам, подотчетным лицам и инструментам и т.д.). К сожалению, такая возможность имеется далеко не во всех бухгалтерских системах.
Так, программа "1С" позволяет вести до трех уровней, "Инфо-Бухгалтер" — до пяти уровней. Количество уровней в программе "Турбо-Бухгалтер" не ограничено.Не все бухгалтерские программы могут делать такие отчеты, в которых задействованы разные бухгалтерские счета и общая аналитика. Более того, некоторые бухгалтерские программы не позволяют вести один и тот же аналитический учет на различных счетах. В таких системах, если аналитический признак на каких- то счетах повторяется, для каждого счета расчет по этому признаку надо выполнить заново.
Во многих бухгалтерских программах каждой группе аналитических признаков можно присваивать различные дополнительные параметры, которые затем можно использовать в отчетах, бланках, расчетах, типовых операциях; проводить поиск и сортировку по дополнительным признакам. Например, для группы аналитических признаков Сотрудники можно указывать паспортные данные (для автоматического занесения в приходные и расходные кассовые ордера), адреса, телефоны, даты рождения, количество иждивенцев и оклад (для зарплаты) и др. Для организаций можно указывать банковские реквизиты (для платежек), адреса, телефоны, ФИО директора и бухгалтера (для автоматического формирования договоров). Для учета основных фондов указывают норму амортизации, дату постановки на учет и др. Естественно, все дополнительные параметры должен определять и переопределять сам пользователь бухгалтерской программы.
Таким образом, обзор российского рынка программ финансово-экономического направления показывает:
• в основном рынок представлен бухгалтерскими программами, что, очевидно, отражает покупательский спрос;
- на рынке стали появляться корпоративные системы россии- ских разработчиков, что свидетельствует о наполнении рынка системными программными продуктами и одновременно является косвенным показателем оздоровления экономики России;
- при выборе программного продукта необходим предварительный, всесторонний анализ функций, для реализации которых приобретается программный продукт.
Вопросы для самопроверки
- Перечислите признаки, отличающие финансово-экономические программы.
- Назовите основные классы финансово-экономических программных продуктов.
- Чем характеризуется класс программ "Бухгалтерский конструктор"? Назовите достоинства и недостатки программ данного класса.
- Какие подсистемы присутствуют в классе программ "Бухгалтерия-офис"?
- Перечислите основные функции, выполняемые программами класса "Финансово-аналитические системы".
- Расскажите о назначении и возможностях правовых систем.
- Что такое корпоративные системы и каково их назначение?
- Какие подсистемы включают в себя корпоративные системы?
- Назовите программные продукты фирмы "1С" и их особенности.
- Какими программными продуктами известна фирма "Интеллект- Сервис" и какова их проблемная ориентация?
- Перечислите основные функции и отличительные особенности программы "Интегратор" фирмы "Инфософт".
- В чем состоит назначение корпоративной системы "Галактика"? Назовите ее отличительные особенности.
- Назовите подходы, положенные в основу создания бухгалтерских программ.
- Какими возможностями должна обладать бухгалтерская программа для реализации всестороннего аналитического учета?