1.4.1. Место систем электронного документооборота в информационной поддержке управления предприятием  

Степень эффективности использования СЭД определяется тем, насколько документы (неструктурированная информация) определяют информационное     наполнение     деятельности     предприятия.     Очевидно,

41 например, что для чисто торговой организации основное информационное

наполнение — это  структурированные данные, заключающиеся  в базах

данных. Возможно, такой организации и нужно хранить договоры,, но вряд

ли дело дойдет до внедрения СЭД.  Однако  если торговая  организация

дорастет до торгового монстра с сетью- магазинов в десятках городов и

сложной' логистикой, собственным производством полуфабрикатов, то рано

или поздно придется подумать о внедрении системы ERP. На следующем

этапе количество оптовых покупателей и крупных заказчиков-может вырасти

до таких масштабов, что придется подумать о внедрении CRM. И только

если при этом аппарат управления разрастется до сотни" человек, появятся

параллельные непрофильные проекты, возникнут задачи диверсификации,

встанет задача внедрения СЭД.- При этом какие-то  системы,  возможно,

придется интегрировать, чтобы система CRJVL имела ссылки на письма;

договоры и на копии* входящих заказов, которые хранятся в СЭД.

В некоторых случаях интеграция этих систем еще более тесная — СЭД

может  служить  интегрирующим  транспортом  для  передачи  документов'

между   системами,   которые   их   порождают,   и   системами,   которые   их

потребляют, в случае, когда прямая связь на уровне структурированных

данных между этими системами не нужна.

системы  CRM и ERP,  причем требуется, чтобы в CRM фиксировались

ежеквартальные отчеты из ERP о поставках товара конкретному клиенту,

дополненные,  возможно,  комментариями  экспертов.  Понятно,  что такие

отчеты удобнее всего хранить в СЭД. Благодаря интеграции ERP и СЭД

документ будет автоматически создан и сохранен. Благодаря интеграции

СЭД и- CRM возможно автоматическое прикрепление документа к карточке

конкретного клиента. И всеэти операции могут происходить автоматически.

(Подчеркнем, что приведенный пример является чисто умозрительным и на

самом деле  может не  иметь  практического  смысла;  интеграция любых

42 информационных систем имеет смысл только тогда, когда четко понятна

ее цель.)

Задачу управления знаниями на сегодняшний день в полной мере решенной назвать нельзя. Утверждение, что СЭД эффективно решают эту задачу, является некой натяжкой: СЭД лишь позволяют хранить информацию и представлять ее в виде, удобном для анализа. К сожалению, имеющиеся средства управления знаниями малоэффективны. Проблема в том, что применяемые сегодня алгоритмы работы с текстовыми данными, основанные на статистических методах, являются слишком грубым инструментом. Будущее за системами, которые смогут содержательно анализировать смысл текста. Пока таких систем нет, об управлении знаниями в системах СЭД можно говорить только условно.

Очевидно, что функциональность систем управления документами в части решения вопросов управления практически полностью удовлетворяет сегодняшние запросы, и здесь особого развития в ближайшие годы не будет. Основное направление развития систем документооборота — повышение эффективности поиска информации, интеграция со средствами публикации информации в сетях, автоматическая сортировка и рубрикация документов.

Развитие систем управления документами получит второе дыхание с появлением средств, позволяющих осуществлять смысловой поиск информации и интеллектуальное автоматическое реферирование текстов на основе смысла.

Как утверждают эксперты, в плане внедрения систем электронного документооборота мы отстаем от стран Западной Европы примерно на 5 лет. Западный опыт показывает, что при массовом внедрении возникает спрос на весь спектр продуктов — от самых простых до сложных, распределенных и интегрированных решений. Поэтому у нас, похоже, в ближайшее время

43 будет в большей степени превалировать тема внедрения уже; имеющихся.

систем, нежели их дальнейшее развитие:

При решении вопросов документального оформления результатов экспертизы пользователи системы оценки контроля качества сталкиваются; с проблемами ведения самого документооборота. Конечно, в настоящее время он основан на использовании систем электронного документооборота, что также создает как ряд существенных преимуществ, так и ряд проблем, которые, необходимо решить на стадии его внедрения в-организацию