<<
>>

1.4.1. Место систем электронного документооборота в информационной поддержке управления предприятием  

Основные функции СЭД: обеспечение управляемости и прозрачности деятельности предприятия, а также накопление знаний иlt; управление знаниями. В современном мире эти две задачи- становятся все более критическими.
Например, в себестоимости автомобиля «Мерседес» лишь 30% — непосредственные издержки производства, а остальное — компенсация стоимости разработки автомобиля, т. е. стоимости деятельности инженеров и управленцев, поэтому в оптимизации их деятельности и лежит основной ресурс снижения себестоимости.

Степень эффективности использования СЭД определяется тем, насколько документы (неструктурированная информация) определяют информационное     наполнение     деятельности     предприятия.     Очевидно,

41 например, что для чисто торговой организации основное информационное

наполнение — это  структурированные данные, заключающиеся  в базах

данных. Возможно, такой организации и нужно хранить договоры,, но вряд

ли дело дойдет до внедрения СЭД.  Однако  если торговая  организация

дорастет до торгового монстра с сетью- магазинов в десятках городов и

сложной' логистикой, собственным производством полуфабрикатов, то рано

или поздно придется подумать о внедрении системы ERP. На следующем

этапе количество оптовых покупателей и крупных заказчиков-может вырасти

до таких масштабов, что придется подумать о внедрении CRM. И только

если при этом аппарат управления разрастется до сотни" человек, появятся

параллельные непрофильные проекты, возникнут задачи диверсификации,

встанет задача внедрения СЭД.- При этом какие-то  системы,  возможно,

придется интегрировать, чтобы система CRJVL имела ссылки на письма;

договоры и на копии* входящих заказов, которые хранятся в СЭД.

В некоторых случаях интеграция этих систем еще более тесная — СЭД

может  служить  интегрирующим  транспортом  для  передачи  документов'

между   системами,   которые   их   порождают,   и   системами,   которые   их

потребляют, в случае, когда прямая связь на уровне структурированных

данных между этими системами не нужна.

Предположим, предприятие имеет

системы  CRM и ERP,  причем требуется, чтобы в CRM фиксировались

ежеквартальные отчеты из ERP о поставках товара конкретному клиенту,

дополненные,  возможно,  комментариями  экспертов.  Понятно,  что такие

отчеты удобнее всего хранить в СЭД. Благодаря интеграции ERP и СЭД

документ будет автоматически создан и сохранен. Благодаря интеграции

СЭД и- CRM возможно автоматическое прикрепление документа к карточке

конкретного клиента. И всеэти операции могут происходить автоматически.

(Подчеркнем, что приведенный пример является чисто умозрительным и на

самом деле  может не  иметь  практического  смысла;  интеграция любых

42 информационных систем имеет смысл только тогда, когда четко понятна

ее цель.)

Задачу управления знаниями на сегодняшний день в полной мере решенной назвать нельзя. Утверждение, что СЭД эффективно решают эту задачу, является некой натяжкой: СЭД лишь позволяют хранить информацию и представлять ее в виде, удобном для анализа. К сожалению, имеющиеся средства управления знаниями малоэффективны. Проблема в том, что применяемые сегодня алгоритмы работы с текстовыми данными, основанные на статистических методах, являются слишком грубым инструментом. Будущее за системами, которые смогут содержательно анализировать смысл текста. Пока таких систем нет, об управлении знаниями в системах СЭД можно говорить только условно.

Очевидно, что функциональность систем управления документами в части решения вопросов управления практически полностью удовлетворяет сегодняшние запросы, и здесь особого развития в ближайшие годы не будет. Основное направление развития систем документооборота — повышение эффективности поиска информации, интеграция со средствами публикации информации в сетях, автоматическая сортировка и рубрикация документов.

Развитие систем управления документами получит второе дыхание с появлением средств, позволяющих осуществлять смысловой поиск информации и интеллектуальное автоматическое реферирование текстов на основе смысла.

К сожалению, пока никто не может сказать, как быстро такие технологии станут коммерчески доступными.

Как утверждают эксперты, в плане внедрения систем электронного документооборота мы отстаем от стран Западной Европы примерно на 5 лет. Западный опыт показывает, что при массовом внедрении возникает спрос на весь спектр продуктов — от самых простых до сложных, распределенных и интегрированных решений. Поэтому у нас, похоже, в ближайшее время

43 будет в большей степени превалировать тема внедрения уже; имеющихся.

систем, нежели их дальнейшее развитие:

При решении вопросов документального оформления результатов экспертизы пользователи системы оценки контроля качества сталкиваются; с проблемами ведения самого документооборота. Конечно, в настоящее время он основан на использовании систем электронного документооборота, что также создает как ряд существенных преимуществ, так и ряд проблем, которые, необходимо решить на стадии его внедрения в-организацию

<< | >>
Источник: ПАРШИН ДМИТРИЙ АЛЕКСАНДРОВИЧ. АВТОМАТИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ЭКСПЕРТНОГО ОЦЕНИВАНИЯ КАЧЕСТВА ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ В НЕПРЕРЫВНОМ ПРОИЗВОДСТВЕННОМ ЦИКЛЕ ПРОМЫШЛЕННЫХПРЕДПРИЯТИЙ.  ДИССЕРТАЦИЯна соискание ученой степени кандидата технических наук.Москва - 2008. 2008

Еще по теме 1.4.1. Место систем электронного документооборота в информационной поддержке управления предприятием  :

  1. 3.2 Повышение эффективности структуры управления и кадрового обеспечения
  2. 3.2. Развитие казначейской системы в финансировании социальных услуг врегионе
  3. Глава 4КРИПТОГРАФИЧЕСКИЕ ПРОТОКОЛЫ В ЭЛЕКТРОННОЙ КОММЕРЦИИ И В ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
  4. Контрольные вопросы и задачи к гл. 4
  5. ОПЫТ ТИПОЛОГИЧЕСКОЙ ХАРАКТЕРИСТИКИ САЙТОВ РАДИОСТАНЦИЙ
  6. СОДЕРЖАНИЕ
  7. 1.4.1. Место систем электронного документооборота в информационной поддержке управления предприятием  
  8. 8.1 . БАЗОВАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ В УПРАВЛЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЕМ
  9. Финансовый менеджмент как система управления. Место и роль финансового менеджмента в общей системе управления предприятием
  10. ЭФФЕКТИВНОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
  11. Статья 5. Организация электронного документооборота в контрактной системе в сфере закупок
  12. Организация электронного документооборота в ССМП
  13. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
  14. ЛОКАЛЬНЫЕ КОМПЬЮТЕРНЫЕ СЕТИ
  15. RDA-модель
  16. Корпоративная система электронного документооборота Lotus Notes
  17. § 3. Криминалистическое исследование электронных реквизитов пластиковых карт и других документов
  18. § 6. Криминалистическое исследование компьютерных сетей