3.2. Использование информационных технологии в управлении реинжинирингом как фактор повышения конкурентоспособности отечественных предприятий
Реинжиниринг бизнес-процессов, который рассмотрен в предыдущих разделах диссертации, неразрывно связан с использованием современных информационных технологий. На сегодняшний момент уже стало очевидным, что те предприятия, которые не смогли осознать значительную роль научно-технического прогресса, не могут эффективно осуществить реинжиниринг своих бизнес-процессов.
Информационные технологии играют важнейшую роль для любого мероприятия по реинжинирингу и являются существенным конструктивным фактором его успеха. С другой стороны, современные технологии, по мнению американских ученых М. Хаммера и Дж. Чампи, играют так называемую разрушающую роль, в том смысле, что их внедрение ведет к разрушению сложившихся годами систем управления бизнес-процессами и выводят их на новый уровеньи. Использование компьютерных систем, позволяющих осуществлять обработку и анализ баз данных, отслеживать движение активов и денежных средств предприятия, повышать уровень коммуникаций, а также заменять многие технологические процессы, осуществлявшиеся ранее людьми, привело к значительному снижению издержек производства, сокращению производственных циклов, увеличению производительности труда и повышению эффективности инновационных процессов.
'/ Хаммер М., Чампи Дж. Реинжиниринг корпорации. Манифест революции в бизнесе. СПб Издательство С.-Петербуреского университета. 1997
Более того, информационные технологии в условиях реинжиниринга должны решать не столько вопросы усовершенствования уже имеющихся процессов, сколько создавать новые процессы, что было невозможно без технологического прогресса.
В условиях переходного периода развития экономики, учитывая крайне острую необходимость предприятий в реинжиниринге, роль информационных технологий должна быть первостепенной. Только при их использовании отечественные предприятия имеют шанс приблизиться по уровню организации бизнес-процессов к аналогичным компаниям развитых стран мира.
Но здесь существует чрезвычайно серьезная проблема - отсутствие достаточного финансирования информационных нововведений. В связи с этим российские предприятия должны прежде всего определить для себя те основные направления реинжиниринга, которые и будут являться первоочередными при принятии решения о выделении денежных средств. Сконцентрировавшись на наиболее важных бизнес-процессах, предприятия смогут извлечь из них выгоду и повысить свою конкурентоспособность.
Учитывая вышесказанное, менеджмент российских предприятий должен определить для себя те бизнес-процессы, использование информационных технологий в которых сможет привести к существенному изменению в хозяйственной деятельности.
Опираясь на практику деятельности отечественных компаний и определив их основные проблемы и потребности, можно сформулировать первоочередные задачи по использованию информационных технологий в реинжиниринге.
Моделирование бизнес-процессов. В первой главе диссертационной работы рассмотрен алгоритм построения модели бизнес-процесса. Однако нельзя упускать из виду, что только при использовании компьютерных
технологий предприятие сможет моделировать бизнес-процессы максимально эффективно.
Как указывалось, первым этапом в бизнес-моделировании является построение организационной модели, состоящей, в свою очередь, из функций и структур, их осуществляющих. Совмещение данных позиций и дает ту организационную модель, которая впоследствии и будет являться основой управления моделируемого бизнес-процесса. Модель имеет иерархическую структуру, которая находит свое конкретное выражение следующим образом (рис. 19).
Рис. 19. Детализация организационной модели
Устанавливаемые в ходе моделирования функции детализируются в соответствующих положениях предприятий об организационных структурах В свою очередь, данные положения конкретизируются в соответствующих положениях о подразделениях, т.е.
кто именно будет выполнять намеченные функции. В конечном итоге составляется положение о должностных обязанностях, что формулирует те основные задачи, которые будут выполнять конкретные работники.
При детализации организационной модели важную роль играют именно информационные технологии, которые способны создавать и опробировать модели до их внедрения в хозяйственную деятельность
На наш взгляд, технологией, позволяющей выполнять указанные функции для организационных моделей, является компьютерная модель orgware. Данная система позволяет описывать организационную модель в виде статичной иерархии с описанием функций и их распределением по звеньям.
Технология позволяет количественно описывать иерархию управления предприятием, что является важнейшим элементом реинжиниринга бизнес* процесса. До появления компьютерной модели orgware построение организационной структуры представлялось крайне сложным вследствие трудностей с анализом будущих процессов вручную. Кроме того, рассматриваемая технология может существенно упростить процесс учета за выполнением реализуемых предприятием функций.
Процесс моделирования не представляет для пользователей технологии особых проблем: в компьютер вводятся описанные количественно намеченные предприятием функции, далее автоматически подбирается соответствующая структура организации, после чего идет ее детализация.
Если рассматривать технологию схематично, то моделируемая структура выглядит достаточно просто. Однако наиболее ясное представление она дает вкупе с анализом компьютерной технологии, используемой на следующем этапе организационной модели бизнес* процесса - построение качественной бизнес-модели.
Данный этап также возможно описать с помощью современных компьютерных программных продуктов, в первую очередь это касается технологии workflow.
Технология workflow представляет собой моделирование бизнес- процесса с точки зрения горизонтальных взаимосвязей между различными структурами одного предприятия, в то время как orgware предлагает вертикальную связь (рис.
20).
Технология orgware
Технология workflow
Рис.20. Связи в рамках технологий orgware и workflow^
Обе рассматриваемые технологии являются различными проекциями одной структуры, при этом workflow описывает, как необходимо выполнять спроектированные функции. При этом сам бизнес-процесс должен быть четко выделен, структурирован, имел четкие правила выполнения и был повторяющимся. Если границы бизнес-процесса размыты, то практически пропадает возможность как его описания, так и управления. Именно это и является, на наш взгляд, очень сложной проблемой, так как практически все
’ Эксперт, 1998. №№14-11
бизнес-процессы на отечественных предприятиях не структурированы и их выделение из других представляется сложным.
Российским менеджерам следует более ответственно подходить к данной технологии, что должно помочь им в решении многих задач как стратегического, так и тактического характера. Ведь делегирование хотя бы части контроля за бизнес-процессом, что предлагают описанные технологии, позволит увеличить качество и производительность труда, а при сбоях в системе найти неисправный участок и его перестроить.
Доступность баз данных и телекоммуникации между подразделениями. Еще одна важнейшая задача информационных технологий для обеспечения конкурентоспособности отечественных предприятий заключается в обеспечении постоянной связи между всеми подразделениями компании и ее сотрудниками, а также использование единых баз данных. Все это должно делаться в первую очередь с целью сокращения временного цикла бизнес-процессов.
Если сотрудник предприятия имеет доступ к единым базам данных, например, по клиентам, по поставщикам сырья, по аналитической и финансовой информации, то тем самым повышается его осведомленность и, соответственно, улучшается процесс принятия им решений.
Как правило, в России такая форма не практикуется, что ведет к трате времени на всевозможные специальные запросы и разрешения, рассмотрение этих вопросов и выдача информации на бумажном носителе. Процесс может затягиваться на недели, в течение которых запрашиваемая информация устаревает.Также доступность баз данных снижает временные затраты на обработку информации. Компьютерные системы позволяют работникам задавать рамки и параметры поиска необходимой информации, что позволяет концентрироваться только на необходимых сведениях.
Использование баз данных является частью системы получения информации, так же как и телекоммуникационное общение между сотрудниками и подразделениями, например, по телефону. На сегодняшний день существует множество более совершенных способов общения, такие как Интернет, телеконференции и т.д. Многие из новых технологий, несмотря на высокое качество и разнообразные дополнительные функции, уже становятся более дешевыми, нежели традиционная телефонная связь или командировочные поездки.
Еще одним важным преимуществом телекоммуникаций с использованием информационных технологий является установление постоянной связи между различными подразделениями компании, а также между головным предприятием и его филиалами и дочерними компаниями.
Оперативная связь через Интернет и электронную почту позволяет руководству более полно осуществлять контроль за всеми подразделениями, а сотрудникам участвовать в совещаниях, даже находясь далеко друг от друга. Все эти новшества уже давно и эффективно используются за рубежом, однако в России только наиболее крупные предприятия устанавливают соответствующие системы телекоммуникаций. Хотя информационные технологии значительно сокращают цикл бизнес-процесса за счет сокращения времени на поиск и обработку информации, а также на общение между сотрудниками.
Расчет и моделирование денежных потоков. Вся система управленческого учета, рассмотренного в рамках процесса стратегической реструктуризации, направлена на планирование денежных потоков предприятия.
При этом речь идет как о планировании движения средств по текущей хозяйственной деятельности, так и по инвестиционным проектам.На сегодняшний день практически невозможно произвести соответствующие расчеты по нескольким причинам.
Во-первых, отсутствует возможность расчета вручную сложных математических и статистических формул, необходимых при расчете денежных потоков. В первую очередь, это касается расчетов окупаемости, рентабельности различных видов активов, а также расчетов с использованием дисконтирования.
Во-вторых, возникают сложности при расчете большого количества различной информации, в первую очередь, низкая скорость обработки данных и ошибки при расчетах. Компьютерные системы позволяют выполнять любые операции с любым количеством исходной информации, не совершая при этом ошибок. Кроме того, существует возможность хранения полученных данных для контроля исполнения финансовых планов предприятия, а при изменении внутренней и внешней среды предприятия, делать корректировки и вносить изменения.
И, наконец, в-третьих, без информационных систем не было бы возможности моделировать несколько вариантов развития одного и того же события, что возможно при использовании компьютеров. Как правило, планирование финансов подразумевает анализ нескольких вариантов развития предприятия (например, пессимистический и оптимистический), для чего необходимо изменять строго определенные исходные данные, что влечет за собой изменение всех конечных результатов.
Хотелось бы отметить, что компьютерные технологии создали абсолютно новую модель бизнес-процесса планирования финансов. До появления компьютеров у компаний не было необходимости проводить сложные математические расчеты для детального моделирования будущих денежных потоков, а уже сегодня ни одна компания за рубежом не может обойтись без данных систем.
В России до начала экономических реформ также не существовало практики подобной автоматизации финансовой сферы, так как отсутствовала
сама необходимость в планировании финансов. Сейчас же в условиях переходной экономики предприятиям необходимо уделять этому особое внимание, ведь это одна из составных частей успешной хозяйственной деятельности на рынке.
В целом отметим, что перечисленные выше направления использования информационных технологий для реинжиниринга бизнес- процессов не являются единственными. Данный перечень можно продолжать такими мерами, как электронные виды торговли, экспертные системы для упрощения работы рядовым сотрудникам и т.д. Однако все они не являются первостепенными и будут необходимы после прохождения российскими предприятиями начального этапа, который характеризуется примитивным, с точки зрения западного менеджмента, использованием информационных технологий для реинжиниринга бизнес-процессов.