Реинжиниринг и использование современных информационных технологий

Определение реинжиниринга по Хаммеру и Чампли:

Реинжиниринг – фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов в компании для достижения коренных улучшений в основных актуальных показателях их деятельности: стоимость, качество услуги и темпы (время).

Улучшение может быть в десятки раз.

Хаммер и Чампли исследовали компании, которые в короткий срок достигли максимальных успехов. Выявили у них общие черты. Оказалось, что объединяющей общей чертой у них была перестройка бизнес-процессов.

Жизненный цикл современной компании:

Жизненный цикл компании основывается на следующей формуле:

Инжиниринг бизнеса = реинжиниринг бизнеса + усовершенствование бизнеса

Один раз в 3-5 лет на предприятии должен происходить реинжиниринг. В остальное время происходит усовершенствование бизнеса без коренных перестроек (это справедливо для Америки, у нас все должно идти более быстрыми темпами).

Когда целесообразно проводит реинжиниринг:

Если надо достичь скачкообразного улучшения деятельности:

1. Когда компания на грани краха (цены больше, чем у конкурентов, качество ниже);

2. Когда компания не находится в затруднительном положении, но прогнозируется, что скоро будут трудности;

3. Когда у компании нет проблем. Но она хочет, чтобы больше проблем было у конкурентов.

Реинжиниринг дает значительные результаты:

1. Когда предприятие работает по индивидуальным заказам;

2. Когда есть возможность изменить продуктовую стратегию компании (номенклатуру товаров и услуг);

3. Когда у предприятия много корпоративных связей с другими предприятиями;

4. Когда на предприятии реализуются достаточно сложные бизнес-процессы (сложные процессы всегда можно упростить).

Причины успехов и неудач при реинжиниринге

Более 50 % проектов по реинжинирингу дают отрицательный результат.

Факторы, способствующие успехам при реинжиниринге:

1.

Сотрудники компании должны быть мотивированы на участие в процессе реинжиниринга. В связи с этим предпочитаются проекты, которые направлены на расширение, рост бизнеса, чем те, что ориентированы на сокращение расходов.

2. Приверженность руководства идее реинжиниринга

«Принцип первого руководителя»: Первый руководитель должен участвовать в должной мере.

3. Хорошо поставленное управление деятельностью компании

Должны быть четко прописаны все должности, отчетность и т.д. Если люди привыкли к порядку, то они примут и реинжиниринг.

4. Наличие твердой методологической основы для проведения реинжиниринга.

Четкая последовательность этапов реинжиниринга и технологий, которые используются. Основные принципы реинжиниринга

Главную роль занимает процессная модель деятельности компании.

Основные принципы улучшения процессов:

1. Объединение нескольких последовательных или параллельных рабочих процедур в одну с одним исполнителем

а. «горизонтальное сжатие процессов»

Условие: автоматизация процессов.

б. «вертикальное сжатие процессов»

Исключение промежуточных руководителей.

В результате растет уровень образования непосредственных исполнителей процессов. Наличие ИС позволяет повысить уровень компетентности исполнителей.

Применяется для линейно-функциональной системы.

Путь согласования в линейно-функциональной системе более длинный, чем в матричной.

В рамках реинжиниринга в результате сжатия по горизонтали и вертикали осуществляется переход к матричной структуре. Реинжиниринг необязательно предусматривает введение ИТ, он может быть просто организационным.

2. Изменение роли менеджеров предприятия

Часто предприятие в процессе реинжиниринга приходит к матричной структуре. Чисто управленческая деятельность превращается в координирующую. Сохраняется распределение средств между проектами.

Известно, что оптимальным числом подчиненных считается число 7. В матричной структуре количество подчиненных увеличивается в одном проекте может достигать 30.

Задача руководителей предприятия – найти подходящих работников и обучить их.

3. Эффективное сочетание централизованного и децентрализованного подхода к управлению. Кадровые вопросы реинжиниринга

1. Меняются требования к работникам: от контролируемого исполнения предписанных действий к самостоятельному исполнению работы с принятием самостоятельных решений.

2. Изменяется оценка эффективности работы сотрудников: от оценки деятельности к оценке результатов.

3. Изменяется критерий продвижения по службе. Раньше было так: если человек хорошо работает, то его делают начальником отдела. Это не правильно, так как хороший работник вовсе необязательно является хорошим руководителем и наоборот.

Сейчас переходят к другому критерию: на руководящие посты назначаются лица, умеющие руководить. Причем, повышение в данном случае не обязательно должно повлечь за собой увеличение оклада. Этапы реинжиниринга

1. Создание модели существующего объекта автоматизации и ее исследование, в частности исследование ее характеристик. Построение модели существующего объекта включает в себя:

- Построение внешней модели

- Построение внутренней модели

Определяются требования к будущему объекту автоматизации. Таким образом строится модель «как есть».

2. Разработка модели «как будет». Это построение нового бизнеса, если объект автоматизации является компанией.

3. Разработка технического задания на новую информационную систему.

4. Создание новой информационной системы.

5. Реорганизация бизнес-процессов объекта автоматизации с одновременным внедрением информационной системы.

Более подробно рассмотрим каждый из этапов.

1 этап: Автоматизация «как есть»

- построение внешней модели,

- построение внешних процессов,

- уточнение характеристик внешних процессов,

- определение требований к этим процессам.

При этом формируется образ будущей компании (ОА). Этот образ формируется с точки зрения внешних по отношению к ОА субъектов. Этот образ определяет требования к системе.

2 этап: Построение модели новой компании

1. Используются основные принципы реинжиниринга.

2. Определяется множество вариантов новой организации процессов. Они могут касаться как внешних процессов, так и внутренних. Поиск оптимального решения заключается в выборе лучшего решения или в компоновке из предложенных вариантов одного решения.

Методы поиска вариантов:

а. Построение идеальной модели ОА. Переход к реальной модели с учетом существующих ограничений финансовых средств и существующих ИТ. Идеальная модель предусматривает создание чисто автоматического ОА, где исключена деятельность людей и постепенный уход от чисто автоматической модели происходит включением пользователей в ИС в тех местах, где без них нельзя обойтись.

б. Изучение уже имеющегося опыта специалистов в данной предметной области (участие в семинарах, изучение литературы). В последнее время большое внимание уделяется созданию типовых бизнес-процессов в конкретной области.

в. Можно пригласить к себе специалистов, уже имеющих опыт в этой сфере деятельности.

г. Приглашение консультантов из консалтинговых фирм, которые помогут в создании вариантов.

3. Выбор эффективного процесса.

Оценка характеристик бизнес процессов (БП).

Показатели можно разделить на группы:

а. Показатели выполнения

- Время выполнения процесса

- Количество сотрудников, участвующих в процессе

- Количество автоматизируемых функций процесса

- Количество полностью или частично дублирующих друг друга работ

- Количество функций, контролирующих состояние процесса

б. Показатели стоимости процесса

- Показатель стоимости, рассчитанный по методики АВС. Стоимость процесса рассчитывается как суммарная стоимость отдельных операций.

- Стоимость поддержания процесса в работоспособном состоянии

- Заработная плата персонала в рамках данного процесса

в. Показатели эффективности (чаще относительные показатели)

- Отношение фактического времени к требуемому времени выполнения процесса.

- Рентабельность процесса (отношение прибыли к затратам)

- Степень автоматизации функции (отношение количества автоматизированных операций к неавтоматизированным)

- Отношение времени исполнения ко времени ожидания

г. Показатели качества. Под качеством в современной трактовке понимают: качество продуктов и услуг и качество процессов, в рамках которых изготавливают продукт. У каждого продукта и услуги свои показатели качества. Стандарт ISO 9000.

- Надежность выпускаемого оборудования.

- Полезность продукта

д. Показатели наблюдаемости. Определяют возможность контроля за ходом исполнения процесса и возможность корректировок в случае отклонения от нормального хода процесса.

- Количество контрольных точек в процессе

- Места расположения точек в процессе играют существенную роль: увеличение количества контрольных точек приводит к увеличению объема обрабатываемой информации, а следовательно, к увеличению количества работы для анализа всех показателей. Т.о. существует эффективное количество точек контроля в каждом процессе.

е. Показатели управляемости. Определяют возможность формирования эффективных воздействий на процесс. Большую роль играют типы управляемых воздействий, которые можно применить:

- Материальное поощрение

- Увеличение оклада и др.

Существуют рычаги для оперативного управления процессом и для стратегического управления.

Схема целей (ARIS)

Анализ может осуществляться на основе:

- Статической схемы процессов (IDEF0, DFD)

- Динамической имитации процессов (GPSS, Arena, Aris)

Пример реинжиниринга процессов

1.

Участники процесса:

- Экономисты отдела

- Начальник отдела

- Начальник управления

Процесс «как есть»

Процесс «как будет» (за счет большего доверия экономисту)

2. Взаимодействие 2 отделов: производственного и отдела снабжения

Процесс «как есть»

Связь между отделами – интерфейс 1, 2. Улучшение процесса может заключаться в ликвидации отдела снабжения.

3 этап: Разработка ТЗ

Требования к новой системе:

I. Структура технического задания на информационную систему:

Существует российский ГОСТ 34.602. Его разделы:

1. Общие сведения;

2. Назначение и цели создания системы;

3. Характеристики объекта автоматизации;

4. Требования к системе;

5. Требования к процессам (функциям системы);

6. Требования к видам обеспечения;

7. Состав и содержание работ по созданию (развитию) системы;

8. Порядок контроля и приёмки систем;

9. Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие;

10. Требования к организации сопровождения;

11. Требования к документированию;

12. Источники разработки;

13. Приложения.

Общие сведения включают в себя:

- Название системы (полное и сокращённое);

- Наименование предприятия – разработчика;

- Плановые сроки проведения работ;

- Сведения о порядке финансирования работ.

Пункт «Назначение и цели создания системы» включает в себя 2 подраздела:

- Назначение системы (кратко перечисляются функции системы, для чего она предназначена);

- Цели создания системы (показатели, которые должны быть достигнуты объектом автоматизации при внедрении системы).

В характеристиках объекта автоматизации описывается объект автоматизации (либо ссылка на ранее построенные модели «как будет» - как внешние, так и внутренние). Должно быть описано существующее состояние автоматизации и то состояние, к которому стремимся.

Требования к системе включают в себя подразделы:

- Требования к структуре системы (используется, если в системе выделяются отдельные подсистемы).

Подсистемы выделяются либо по прецедентам (вариантам) использования системы пользователем, либо в подсистеме могут выделяться определённые совокупности (группы) класса (в класс входит описание класса, его методов).

- Требования к персоналу сопровождения;

- Требования к надёжности системы;

- Требования к безопасности;

- Общие эргономические требования;

- Требования по удобству обслуживания системы;

- Требования по патентной системы (будут ли использоваться в продукте только лицензированные решения);

- Требования к использованию стандартов.

Могут быть и другие общие внешние тр6ебования к системе.

Требования к процессам:

- Состав и описание автоматизированных процессов с указанием существующих и требуемых характеристик, а также участников этих процессов;

- Требования к процессам взаимодействия с пользователями;

- Требования к формам отчёта;

- Требования по топологии размещения пользователей;

- Требования по быстродействию (время отклика системы на действия пользователя).

Требования к видам обеспечения (как может быть обеспечено выполнение функций):

- Требования к математическому обеспечению (требования к алгоритмам работы системы);

- Требования к информационному обеспечению (к внешнему и внутреннему информационному обеспечению). Внутреннее информационное обеспечение – представление информации в БД, внешнее - документы. Должны быть описаны состав информационного обеспечения и инфологическая модель предметной области (например, в ERwin). Не требуется указание реквизитов сущности, только название и связи;

- Требование к организационному обеспечению (к тому, как будет построена организация);

- Требования к программному обеспечению (требование к составу компонент, иерархия вызова компонент, если будет использоваться функционально-ориентированный подход). При объектно-ориентированном подходе должна быть представлена диаграмма компонент;

- Требования к техническому обеспечению – предусматривается указание структуры технического обеспечения, используемого в рамках данного проекта. В случае объектно-ориентированного подхода может указываться диаграмма размещения (размещение компонент по аппаратным средствам);

- Лингвистическое обеспечение (указание языков программирования и выбор интерфейсов пользователей – экранные формы взаимодействия с клиентом);

- Требования к восстановлению систем во время сбоев и отказов;

- Требования к объёмам хранимых данных;

- Требования к операционной системе (выбор операционной системы);

- Требования к интерфейсам с внешними системами (и с существующими, если они сохраняются);

- Требования к автоматическим действиям контроля и действиям персонала.

К разным процессам применимы разные требования, или они могут быть общими для системы.

Состав и содержание работ по созданию (развитию) системы регламентируется ГОСТ’ом 24.601, который определяет номенклатуру (перечень) стадий внедрения проекта, календарный план выполнения работ.

В пункте «Состав и содержание работ по созданию (развитию) системы» определяется состав приёмочной комиссии по каждому этапу, уровень приёмочной комиссии.

В требованиях к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие необходимо определить необходимость следующих мер:

- Установка (приобретение) компьютеров,

- Установка программного обеспечения, его развёртывание;

- Строительные работы;

- Обучение сотрудников, и т.д.

В требованиях к организации сопровождения оговаривается, как будет сопровождать систему организация – разработчик (создание «горячей линии», Интернет-канал, скорость реакции на ошибки). Существует технология ITIL – как можно и должно обеспечивать сопровождение информационной системы.

Требования к документированию представляют собой перечень конкретных документов, которые будут переданы заказчику после разработки системы (диски и т.д.)

4 этап: Проектирование ИС

Существует 2 подхода к проектированию ИС:

I. Функционально-ориентированный подход

Подсистемы выделяются по функциям, которые в них реализуются (подсистемы сбыта, продаж, производства).

II. Объектно-ориентированный подход

Подсистемы выделяются по классам, которые относятся к фрагментам ПО.