Преимущества аутсорсинга управления проектами

эффективное проведение тендеров (минимизация затрат, детализация предложений подрядчиков);

включение в договора с подрядчиками специальных условий для минимизации рисков;

позволяет решить проблему дефицита квалифицированных ресурсов;

использование при управлении проектами лучших практик, методологических подходов и международных стандартов;

тщательное планирование и мониторинг проектов (пессимистичные и оптимистичные планы, контроль базовых планов, моделирование развития проекта, контроль изменений и рисков);

эффективное решение коммуникационных проблем, организация и подготовка отчетности о ходе проекта для всех уровней управления;

эффективное управление персоналом заказчика (чёткое распределение ответственности, контроль выполнения работ, формирование единой команды) ;

повышение качества результата.

Аутсорсинг управления проектами может играть для организации в процессе выстраивания проектных подходов.

В целом каждая организация проходит несколько состояний:

Осознание необходимости проектного управления, которое приводит к прохождению обучения управлению проектами отдельными сотрудниками.

Понимание благодаря обученным сотрудникам необходимости перемен. В результате обучение проводится для лиц, принимающих решения, и после этого в компании реализуется обследование проектной деятельности.

Вслед за обследованием компания получает информацию о своем текущем состоянии в области проектного управления, а также рекомендации по дальнейшему развитию, понимание направления движения. На этом этапе компании действуют по-разному. Есть три основных направлений решения данной проблемы:

внедрение корпоративной системы управления проектами (КСУП), которая включает в себя создание Проектного офиса, внедрение методологии управления проектами и информационной системы управления проектами;

передача функций управления проектами на аутсорсинг;

смешанный вариант, когда и внедряется КСУП, и используется аутсорсинг управления проектами.

Наиболее эффективным, как показывает практика, является именно смешанный вариант, так как корпоративная система управления проектами может не прижиться из-за сопротивления менеджеров проектов компании, а при использовании аутсорсинга создание КСУП будет происходить не так быстро.

Организация начинает привязывать управление проектами к своей стратегии, чтобы наиболее эффективно выбирать проекты для реализации и наблюдать реализацию стратегии. Итогом этого состояния является внедрение инструментов управления портфелями проектов и программами.

Однако существуют проекты, которые лучше не передавать на аутсорсинг. В этом случае стратегия здесь простая и она определена не только для аутсорсинга управления проектами, а для аутсорсинга в целом. Управление проектами по оптимизации бизнес-процессов эффективнее передавать на аутсорсинг, так как это непрофильная деятельность компании (не основные функции). Управлять проектами создания новых услуг, выхода на новые рынки и улучшения основных бизнес-процессов более верно своими силами.

Но на практике компании передают на внешнее управление и ключевые проекты по следующим причинам:

отсутствие своих ресурсов при необходимости роста и быстрого освоения рынка;

необходимость обучения в процессе работы с профессионалами своих руководителей проектов.

Таким образом, аутсорсинг управления проектами может применяться без ограничений.

Существует немало объективных факторов, влияющих на успешность проекта. Основная задача руководителя проекта как раз в том и состоит, чтобы нивелировать влияние этих факторов и не допустить возникновения ошибок и перерастания их в проблемы.

Обобщая, можно сказать, что в процессе управления проектом руководителю приходится решать целый комплекс задач, связанных с такими аспектами, как [8]:

детальное планирование работ большого количества людей, участвующих в проекте;

координирование действий поставщиков компонентов системы, внешних и внутренних консультантов и подразделений предприятия;

планирование, выделение необходимых для выполнения проекта ресурсов (временных, финансовых, материальных) и контроль за их эффективным использованием;

документирование проекта по внедрению информационной системы (ИС);

выявление проблем и организация необходимых мероприятий по их решению;

нахождение компромиссов в подходах к решению задач между сотрудниками, руководством, поставщиками;

контроль качества выполняемых работ;

множество других не менее важных задач.

С достаточной уверенностью можно предположить, что масштабные проекты по аутсорсингу являются уникальными для предприятия и поэтому руководитель проекта должен иметь специфичность навыков и знаний:

иметь хорошие организаторские способности;

быть дисциплинированным, ибо от его дисциплины зависит и дисциплина остальных участников проекта, а значит, точность и надлежащее качество выполнения работ;

быть сильным политиком и нравиться окружающим, ибо ему постоянно приходится «вести людей за собой» к поставленным целям, преодолевая сопротивление, оказываемое нововведениям, а иногда даже и саботаж сотрудников.

быть очень гибким, ибо ему постоянно приходится работать в условиях конфликта целей; ему просто необходимо идти на компромисс, выходя из критических ситуаций.

уметь быстро собирать нужную информацию и оперативно принимать решения, ибо от оперативности и обоснованности его решений зависит судьба всего проекта.

иметь богатый деловой опыт и хорошее образование.

быстро овладевать новыми знаниями, ибо технологии имеют тенденцию устаревать.

уметь стимулировать работу своих сотрудников, ибо ничего так не угнетает, как невозможность увидеть и ощутить результаты своей деятельности.

Обоснование необходимости и эффективности вывода на аутсорсинг управления многими проектами является более сложным.

Итак, в настоящее время организации принимают решение о выводе на аутсорсинг управления проектами, как правило, не системно, а больше на интуитивном уровне или от безысходности.

Но ситуация постепенно меняется. Рынок управления проектами растет, а вместе с ним повышается и качество предоставляемых услуг. В результате появления конкуренции уменьшается и их стоимость. Крупные компании начинают осознавать необходимость внешнего управления проектами. И если раньше это был рискованный шаг, то сейчас для многих это действительно обдуманный выбор.